Der Schlüssel zu einer guten Abrechnungsgrundlage

3Dfacto vermisste den Überblick über die Rechungsgrundlage und verlor dadurch abrechenbare Stunden. TimeLog Project half ihnen, den Abrechnungsprozess zu effektiveren.

Dem international orientiertem Softwareunternehmen 3Dfacto fehlte Ende 2004 ein effektives Zeiterfassungs- und Rechungsstellungssystem.

„Bevor wir uns für TimeLog Project entschieden, haben wir Excel benutzt. Dies taten wir sehr lange, da wir kein System gefunden haben, das unseren Bedürfnissen entsprach. Zum Schluss haben wir aber viele Stunden, die wir hätten abrechnen können, verloren und wir mussten handeln,“ erzählt Morten Bolø, VP Professional Services bei 3Dfacto.

„Wir hatten uns u.a. Microsoft® Project angeschaut, es fehlte allerdings der Abrechnungsteil, an dem wir sehr interessiert waren und das System benötigt ein avanciertes Serversystem, was wir nicht haben. Wir haben uns auch noch eine Reihe von anderen webbasierten Systemen angeschaut.“

Es dauert fast zwei Jahre bis sich 3Dfacto für TimeLog Project entschieden hat – ein langer Prozess, im Vergleich zu unseren übrigen Kunden.

„Es dauerte mehrere Jahre, bis wir erkannten, dass es das System, was wir gerne hätten, nicht gab. Es stellte sich aber heraus, das TimeLog die richtige Auswahl von Funktionen hatte und es passt richtig gut zu uns.“

Rechnungsstellung im Zentrum

TimeLog Project wurde entwickelt um webbasierte Zeiterfassung mit Rechnungsstellung und Projektmanagement zu kombinieren und besonders die Kombination von Zeiterfassung und Rechnungsstellung macht TimeLog Project einzigartig.

„Die Möglichkeit der Rechnungsstellung war für uns das ausschlaggebend. TimeLog Project passt deshalb so perfekt zu uns. Wir hatten früher viele Stunden, die nicht berechnet wurden, da die Rechnungsstellung schwierig war. Jetzt ist es super einfach und wir kennen unsere Rechnungsstellungsgrundlage,“ erzählt Morten Bolø.

Laut Morten Bolø ist es viel einfacher geworden Rechnungen auszustellen:

„Man hat das Gefühl, dass es einfach ist, die Zeit zu registrieren und man hat immer einen Überblick über den Zeitverbrauch. Das ist wunderbar.“

TimeLog Help Desk ist ein Teil des gesammelten Abrechnungssystems

Nachdem 3Dfacto eine Zeitlang TimeLog Project benutzt hatten, haben sie mit dem Zusatzmodul TimeLog Help Desk erweitert. Für sie war es eine natürliche Erweiterung des Systems und die Synergie durch die Kombination von Projektmanagement und Support ein einem System war groß:

„Dadurch, dass wir jetzt ein anstatt zwei Systeme haben, sparen wir viel manuelle Tastenarbeit. Wir sparen Zeit - Stunden, die wir sonst beim Abrechnungsprozess verloren hätten. Mit TimeLog Project und TimeLog Help Desk haben wir ein einziges System um Zeit und Auslagen zu registrieren, die Rechnungsstellung zu handhaben und unsere Supportarbeit zu koordinieren. Das wir durch TimeLog Project und TimeLog Help Desk jetzt ein zusammenhängendes Abrechnungssystem haben, bedeutet, dass wir jetzt 10-20% mehr in Rechnung stellen und das ist wertvoll für uns, “ erklärt Morten Bolø.

Im Alltag benutzt 3Dfacto das Zusatzmodul TimeLog Help Desk bei Kunden, die einen konkreten Support brauchen.

„Wir brauchen das Modul um Intern die Zeit für die einzelnen Aufgaben zu registrieren und zu dokumentieren, wann etwas bei jeder Aufgabe gemacht wurde. Diese Informationen sind wertvoll für uns, wenn wir abrechnen. Besonders wenn wir die Rechnung durchgehen und beurteilen müssen, welche Stunden berechenbar sind und welche nicht. Wir brauchen es also, um die richtige Abrechnungsgrundlage zu finden,“ sagt Morten Bolø.

Bei 3Dfacto werden alle Mitarbeiter den jeweiligen Projekten zugeteilt, bei denen sie Zeit registrieren sollen. Da sich die Mitarbeiter aber auch bei den Projekten gegenseitig helfen, ist es wichtig, dass die Zeit bei den richtigen Aufgaben registriert wird – besonders wenn es sich dabei um Support Aufgaben handelt.

„Früher war es der Kundenbetreuer, der bei den Supportaufgaben die Zeit registrierte, obwohl auch andere Mitarbeiter an der Problemlösung beteiligt waren. Wir haben dadurch viele Stunden verloren, die wir hätten in Rechnung stellen können, aber darin wir sind viel besser geworden und das bedeutet, dass wir eine viel bessere Abrechnungsgrundlage bekommen haben,“ fortæller Morten Bolø.

Nachdem 3Dfacto TimeLog Project und TimeLog Help Desk implementiert hat, hat sich die Grundlage der Rechungsstellung und dessen Präzision markant verbessert – besonders in der Supportabteilung sind die Zahlen viel besser geworden.