Ein weit verstreutes Unternehmen mit Überblick

Webbasierte Zeiterfassung war die Lösung.

Die Herausforderung für Docmap war die geografische Lage der zwei Abteilungen in Oslo bzw. Stavanger. Der Abstand zwischen diesen Abteilungen bedeutete Schwierigkeiten für die interne Verwaltung.

„Bevor wir TimeLog Project benutzen, hatte ich keinen Zugang zu den Daten unserer Entwicklungsabteilung in Stavanger. Jetzt habe ich die Informationen, die ich brauche, ein Minute nachdem meine Mitarbeiter sie in TimeLog Project registriert hat,“ forklarer erklärt der Geschäftsführer Svein H. Syversen.

Docmap hat auch Berater, die über Norwegen und Schweden verteilt sind. Deshalb ist eine webbasiert Zeiterfassung ein perfektes Hilfsmittel um den Überblick der Geschäftsführung zu verbessern und ein effektives Unternehmen zu sichern.

„Wir haben Berater in Norwegen und Schweden, die ihre Arbeit registrieren müssen. Mit TimeLog Project ist dies schnell und einfach und sie können es direkt an ihrem Laptop machen. Dies bedeutet, dass ich zu jeder Zeit einen aktualisierten Überblick über unser Unternehmen habe,“ erklärt Svein H. Syversen.

Lösung – ein kompletter Überblick

Docmap benutzt TimeLog Project seit 2 Jahren und TimeLog Project ist bereits das zentrale Geschäftssystem des Unternehmens geworden.

„Bevor TimeLog Project eingeführt wurde, haben wir die Zeit nicht in einem richtigen System registriert, sonder in Excel. Jeden Monat musste ich die Zeiterfassung aller Mitarbeiter in einem Excel Dokument sammeln. Danach musste ich die Zeiterfassungen manuell durchsehen, um zu sehen, welche ich in Rechnung stellen konnte und welche nicht. Darüberhinaus waren die internen mit den externen Projekten vermischt. Dank TimeLog Project sind diese Prozesse einfacher geworden und die externen und internen Projekte werden automatisch aufgeteilt. Für uns bedeutet das, dass wir keine Probleme haben, die 50-60 Projekte, an denen wir z.Z. arbeiten, zu bewältigen,“ erzählt Svein H. Syversen und berichtet weiter:

„Hauptsächlich benutzen wir das System um Zeit zu registrieren und Rechnungen auszustellen. TimeLog Project hat es uns ermöglicht, die Daten zu sammeln, die wir brauchen um uns einen Überblick über die Effektivität und Verkauf zu verschaffen und gleichzeitig hilft uns das System dabei, eine Überblick über neue Kunden zu bekommen. Das einzige, was wir machen müssen, ist jede einzelne Stunde im System zu registrieren,“ erklärt Svein H. Syversen.

Ergebnisse, die man sehen und fühlen kann

Auch wirtschaftliche Resultate zeigen sich langsam:

„Wir sind sehr zufrieden mit TimeLog Project und finden, dass das System richtig gut funktioniert. Wir haben jetzt die Möglichkeit, jede einzelne Stunde bei TimeLog Project zu registrieren. Schon jetzt können wir an unsere Bilanz, im Vergleich zum letzen Jahr, sehen, dass es eine gute Investierung war. Die aktuellen Zahlen sind viel besser, als die, die wir vor TimeLog Project hatten.“

Möglichkeiten

TimeLog Project ist ein webbasiertes Standardprodukt, das mit Vorteil in der Berater- und Projektbranche angewendet werden kann. TimeLog Project ist mehr als webbasierte Zeiterfassung, mit der richtigen Einstellung und Training kann TimeLog Project das ganze Geschäftssystem ersetzten.

„Wir haben eine Hosting [Miete]-Vereinbarung mit TimeLog und bekommen deshalb das Produkt zu einem sehr guten Preis. Dies bedeutet, dass ein Mitarbeiter nur eine einzige Stunde registrieren muss um die monatliche Ausgabe zu decken. Dies finde ich, ist ein richtig guter Gewinn.“

TimeLog Project kann auf längere Sicht zeigen, welche Vor- und Nachteile die Firmenorganisation hat. Die Zeiterfassung ermöglicht, dass Messungen und Analysen erstellt werden können, egal ob es der Deckungsbeitrag der Kunden, die Einsatzgebiete der einzelnen Business Units oder die Abrechnung der Mitarbeiter sind. TimeLog Produkte sind effektive Projektmanagementwerkzeuge, die einfach und sicher die Rentabilität des Unternehmens verbessern.