Die Suche nach einer effektiven Rechnungsstellung

Projekte über mehrere Monate haben die Rechnungsstellung zu einer Herausforderung für das aus der Schweiz stammende Unternehmen emineo gemacht.

Die emineo AG berät ihre Kunden in den meisten Fällen auf Basis von effektiv geleisteten Stunden. Projekte laufen meistens über mehrere Monate wobei es auch sein kann, dass zwischendurch für ein Projekt über längere Zeit keine Leistungen anfallen. Hier bestand das Problem, dass es schwierig war, die Übersicht über bereits verrechnete Stunden zu behalten und teilweise wurden nicht alle Stunden verrechnet. Das Ergebnis war, dass die Rechnungsstellungsgrundlage mangelhaft war und das Unternehmen einerseits Geld verlor und der gesamte Prozess sehr viel Zeit in Anspruch nahm.

Als Beratungs- und Software-Entwicklungs-Unternehmen hat sich emineo auf die Entwicklung von kundenspezifischen J2EE-Applikationen spezialisiert. Dabei wird der gesamte Prozess zur Lösung betriebswirtschaftlicher Probleme betrachtet: von der Strategie über die fachliche und technische Konzeption bis zur Software-Entwicklung.

Die emineo-Spezialisten entwickeln Lösungen auf der SAP NetWeaver® Plattform unter Verwendung der J2EE-Technologie. Dies umfasst klassische Lösungen, Applikationen für das SAP-Portal und Anwendungen für mobile Geräte und stellt die Integration in die unternehmensweite Systemlandschaft sicher.

Das in der Schweiz liegende Beratungs- und Software-Entwicklungs-Unternehmen emineo hat sich auf Lösungen für betriebswirtschaftliche Probleme spezialisiert. Erfahrene Berater und eine effektive Realisierung hat emineo zum Marktführer innerhalb der Entwicklung von SAP NetWeaver® og Java-projekten gemacht.

Eine Herausforderung – die schwache Rechnungsstellungsgrundlage

Werner Zecchino, Geschäftsführer von emineo AG, hatte das Problem im Unternehmen erkannt. Die verwaltungsmäßigen Aufgaben nahmen zuviel Zeit in Anspruch und es wurden nicht immer alle geleisteten Arbeiten verrechnet, was die Kostendeckung respektive den Gewinn reduzierte.

“Bevor wir TimeLog Project für die Zeiterfassung und den gesamten Verrechnungsprozess einsetzten, mussten wir enorm viel Zeit für diese Tätigkeiten aufwenden und verloren Geld, da wir keine Transparenz über bereits verrechnete Leistungen hatten. Uns fehlte ein durchgängiges, transparentes System für die Abwicklung dieser Prozesse,” erklärt Werner Zecchino.

Vor dem Wechsel zu TimeLog Project, erfassten die Mitarbeitenden der emineo AG ihre Stunden in einem WebTimeSheet, anschließend wurden die Auswertungen für die Verrechnungen gemacht. Die Verrechnung selber fand auf konventionellem Weg mit Word statt. Insbesondere bei Projekten, welche über eine längere Zeit dauern und nicht immer monatlich in Rechnung gestellt wurden, verlor emineo immer wieder die Übersicht, welche Leistungen noch nicht verrechnet wurden.

“Wir mussten schnellst möglich eine Lösung finden, welche nicht nur die Zeiterfassung sicherstellt, sondern vor allem transparent ausweist, welche Leistungen bereits in Rechnung gestellt wurden und welche noch offen sind, um nicht weiter Umsatz zu verschenken,” forklarer Werner Zecchino.

Suche nach einer Lösung – nur eine war greifbar!

Bei der Suche nach einem System, welches einerseits einfach für die Zeiterfassung war und andererseits den gesamten Prozess bis zur Rechnungsstellung und Überprüfung von bezahlten Rechnungen unterstützt, stieß Werner Zecchino auf TimeLog Project.

TimeLog Project war das einzige Produkt, das alle Abläufe von der Zeiterfassung über die der Rechnungsstellung bis zur Prüfung welche Rechnungen bereits bezahlt wurden transparent und integriert miteinander verband – es war wirklich das Einzige!

Dass TimeLog Project für die emineo AG die richtige Wahl war, wurde durch die weiteren Aspekte, der Rechnungsstellungsprozess und die hohe Nutzerfreundlichkeit, bekräftigt.

“Die Verrechnung von erfassten Stunden in TimeLog Projects geht extrem schnell, man hat jederzeit die Übersicht, auf welchen Projekten Stunden erfasst wurden, welche bereits verrechnet und welche noch offen sind. Mit wenigen Klicks kann die Rechnung direkt aus TimeLog Project erstellt und ausgedruckt werden. Der gesamte Prozess beansprucht nur noch halb so viel Zeit und es ist jederzeit sichergestellt, dass alle geleisteten Stunden verrechnet werden,” meint Werner Zecchino und setzt fort:

“Am Produktdesign gefällt mir, dass es aus Anwenderperspektive ein sehr einfaches und transparentes System ist. Keine blinkenden und merkwürdigen Symbole. Einfach und klar, so dass es in jedem Aspekt einfach in der Anwendung ist.”

Das Ergebnis: Eine Einsparung von 10-15%

Nach dem Wechsel zu TimeLog Project hat die emineo AG sich finanziell verbessert, insbesondere bei den Kosten für die interne Verwaltung.

“Wir haben ca. 10-15% unserer Kosten eingespart. Aber noch wichtiger ist die monatliche Einsparung der Zeit für den tatsächlichen Rechnungsstellungsprozess.”

TimeLog Project hat besonders bei der Zeitregistrierung und der Kontrolle über die Rechnungsstellungen eine Änderung bewirkt. Darüber hinaus hat das System eine hohe Transparenz im Hinblick auf die verschiedenen Geschäftsprozesse geliefert.

Zecchino erklärt: “Jetzt können wir schnell und transparent sehen, wo und für welche Projekte, Kunden oder Prozesse wir die Zeit verwendet haben – für die Steuerung der emineo AG ist das extrem wichtig,” und er setzt fort:

“TimeLog Project hat uns geholfen, unsere internen Prozesse sowie die Verrechnung zu optimieren.”