Besseres Rechnungspotenzial bekommen

Mangelhafte Projektübersicht, große Grauzone und umständliche Zeiterfassung.

Eine Herausforderung für e-Spirit war, dass es Projekte von unterschiedlicher Bearbeitungsdauer gab. Einerseits arbeiteten einige Mitarbeiter mit längerfristigen Projekten und andererseits gab es Mitarbeiter, die sehr stark zwischen den einzelnen Projekten hin- und her sprangen. Externe sowie interne Mitarbeiter hatten nicht die gleichen Möglichkeiten zur Zeiterfassung. Diese Prozesse mussten in ein überschaubares System eingebunden werden.

Knuth Waltenberg, Leiter Prof-Services des Unternehmens, erzählt: „Zuvor gab es immer eine relativ große Grauzone von Dienstleistungen, wie z.B. kleinere Aufgaben im Support, Hilfestellungen oder kleinere Skripte, die nicht leicht zuzuordnen waren.“

Auch hatten die Mitarbeiter von e-Spirit ihre Zeit und Projekte in einem selbst entwickelten Programm registriert. Die Vorgänge im Unternehmen waren nicht sehr deutlich und Herr Waltenberg stieß bei seiner Suche nach einem geeigneten und effektiven System mit guter Berichtabruffunktion auf TimeLog Project.

TimeLog Project als Lösung

Eine klassische Internet-Recherche zeigte auf TimeLog Project und Herr Waltenberg machte sich sofort mit der Online-Demo vertraut.

„Die Anwendung ist sehr klar strukturiert, so dass man sich schnell zurecht gefunden hat“, sagt Knuth Waltenberg und setzt fort: „Der Funktionsumfang, die Art der Zeiterfassung und die Art der Preisgestaltung, insbesondere das Lizenzmodell betreffend, hat auf Anhieb gefallen. Das war nicht der Fall bei der Konkurrenz.“

Über die schnelle und bequeme Zeiterfassung hinaus begeisterte auch die mobile Erreichbarkeit des Systems.

„Von allen Ecken der Welt hat man einfach Zugriff per Internet. Meine Mitarbeiter sollten als Nutzer einen einfachen und schnellen Zugang zur Zeiterfassung und der Projekteinrichtung haben“, erzählt Herr Waltenberg.

TimeLog Project war die einzige Anwendung, die eine tabellarische Zeiterfassung anbot sowie über eine Bericht-Fähigkeit verfügt, die über mehrere Dimensionen hinweg und über die reine Zeiterfassung hinaus sämtliche Daten erfasst und in einem Überblick die Vorgänge des Geschäfts verdeutlicht.

„Dem Management gefällt sehr, dass alle Daten in Echtzeit einzusehen sind. Man weiß, wo die einzelnen Projekte stehen“, meint Knuth Waltenberg.

Ein weiterer ausschlaggebender Faktor für e-Spirit war der Export nach Excel, der regelmäßig vorgenommen wird und den Kunden als Dokumentation für z.B. Aufwände dient.

Durch die Erfüllung sämtlicher Anforderungen an ein geeignetes System sieht Herr Waltenberg TimeLog Project als Programm mit lang ersehnten Standardfunktionen, das genau das hat, was e-Spirit braucht.

Das Ergebnis: Größeres Rechnungspotenzial und Geschäftstransparenz

Es sind ca. 20 Mitarbeiter, die unter der Leitung von Knuth Waltenberg arbeiten und TimeLog Project täglich sehr stark einsetzen. „Alle Aufwände werden z.B. über TimeLog Project abgerechnet≴, berichtet Herr Waltenberg.

Für e-Spirit war extrem wichtig, dass auch externe Partner ihre Zeit über TimeLog Project erfassen, was gut funktioniert. Dies hat zur höheren Transparenz durch die Berichtfunktion geführt.

„Ein entscheidender Meilenstein bei e-Spirit war auf jeden Fall die Einführung von TimeLog Project“, erzählt Knuth Waltenberg.

TimeLog Project liefert e-Spirit die Berichte, die als Basis für die wöchentlichen Besprechungen mit den Projektleitern dienen. „Dadurch kann man sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren“, meint Herr Waltenberg.

Auch die Statusmarkierung von Projekten ist von entscheidender Bedeutung. „Es ist gut zu wissen, wann die Ampel grün ist“, betont Knuth Waltenberg. Die Berichte dienen zudem als Dokumentation für Kunden. Dabei wird eine kleine Excel-Datei erstellt, in der aufgelistet ist, welche Aufwände angefallen sind. Knuth Waltenberg setzt fort:

„Das erleichtert die Einschätzung der Projektleiter und der Arbeitsbelastung. Durch die Balkendiagramme, die wir seit dem Einsatz von TimeLog Project begonnen haben wöchentlich an unsere Kunden zu schicken, sind diese sofort im Bilde.“

Durch die Anwendung von TimeLog Project hat e-Spirit ein Optimierungspotenzial gefunden.

„Die gesamten Arbeitsabläufe sind effizienter geworden. Ganze Arbeitsbereiche werden einfacher sichtbar, von der Erfassung über die Abrechnung bis zu den Geschäftsführungsberichten.“, erklärt Knuth Waltenberg und setzt fort: „Die vielen kleinen Dienste in der Grauzone sind zu kundenverrechenbaren Stunden übergegangen und e-Spirit hat ein größeres Rechnungspotenzial bekommen.“