Ein Pilotprojekt half bei der Entscheidung

Man muss es sich gut überlegen, ob man in ein neues IT-System investiert, dass in hohen Maßen die täglichen Rutinen und Struktur beeinflusst.
Aber wie entscheidet man sich für ein neues System?

Es war genau diese Situation , in der Mjølner Informatics war, als sie sich entschieden TimeLog Project in einem anderthalb Monat langem Pilotverlauf zu testen.

In dem Jahr, bevor Mjølner Informatics das Pilotprojekt ausprobierten, benutzen sie für die Zeiterfassung und Projektmanagement Microsoft® Project. Allerdings wuchsen die Herrausforderungen. Mjølner Informatics Produktleiter Bo Frederiksen fand aber das System zu kompliziert und schwerfällig.

Deshalb fing Mjølner Informatics an, nach einem neuen System zu suchen, das das alte ersetzten sollte. In der Hoffnung die richtige Lösung zu finden, listeten sie ein par Kriterien auf, die sie erfüllt haben wollten. Die Kriterien funktionierten als Checkliste während des Pilotverlaufes und fast alle wurden erfüllt.

Flexiblen Verlauf

Obwohl ein Pilotprojekt normalerweise nur einen Monat dauert, ist es vom Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, wie der Verlauf zusammen gestellt wird.

Von dem ersten Kontakt bis zur Einrichtung des Projektes vergingen ca. sechs Monate und danach dauerte es noch ein par Monate, bis die endgültigen Einstellungen fertig waren. Aber die Idee des Pilotverlaufs ist ja auch, dass der potentielle Kunde auf eigene Faust das System ausprobieren kann. Dies setzt allerdings voraus, dass der Kunde Zeit und Ressourcen hat, um den Verlauf optimal nutzen zu können.

„Wir benutzen das Pilotprojekt ca. einen Monat, bei dem die Einstellungen noch nicht unseren Bedürfnissen entsprachen. Danach richteten wir das System für uns ein und testen die Dinge, die auf unserer Checkliste standen und die Funktionen, die für unseren Verwalter wichtig waren. Wir hatten eine intensive Periode mit der Errichtung von Projekten und danach eine on-and-off Periode, in der wir die einzelnen Anforderungen evaluierten, wie u.a. die, für unsere Verwaltung wichtigen Rechnungsstellung und Reiseabrechnungen,“ erzählt Bo Frederiksen.

Bo Frederiksen meint, dass die effektive Zeit desPilotverlauf bei Mjølner Informatics sich ungefähr auf eine Arbeitswoche beläuft und es in Stunden umgerechnet zwei bis drei Mann-Wochen für das ganze Projekt waren, aber es ist schwierig, die genaue Zeit zu veranschlagen.

Die interne Belastung während des Verlaufes war allerdings minimal sagt Bo Frederiksen: „Nein, es hat nicht viele interne Ressourcen gekostet. Es war einfach zu benutzen und war für uns kein teures Projekt.“

„Ich hatte die größte Belastung, da ich am Anfang alle Projekte eingerichtet und alles vorbereitet habe, so dass meine Mitarbeiter nur noch ihre Zeit registrieren mussten – dies bedeutete aber auch, dass die tägliche Belastung minimal war,“ erklärt Bo Frederiksen weiter.

Ein aktiver Pilotverlauf

Nachdem wir den Zugang zu der Pilotausgabe von TimeLog Project hatten, wurden zwei-drei, für Mjølner Informatics typische, Projekte sowohl in TimeLog Project, wie auch in Microsoft Project eingerichtet.

Danach erfassten alle Mitarbeiter einen Monat lang ihre Zeit in beiden Systemen und am Ende des Monats haben die Projekt- und Abteilungsleiter sich das neue System angeschaut und evaluiert. Sie haben sich die Unterschiede zum anderen System angeschaut und ins besonders auf die wiederkehrenden Aktivitäten, wie z.B. die Rechnungsstellung und Genehmigung der Wochenberichte geschaut.

„Wir haben uns für das System entschieden und benutzen es täglich für die Zeiterfassung und als Grundlage für Rechungsstellungen. Für uns ist es neu, dass der Projektleiter nun die Rechnungsstellung machen kann, was für uns etwas Gutes ist, da der Projektleiter meist besser als der Abteilungsleiter weiß, was abgerechnet werden soll. So macht der Projektleiter die Rechnungen direkt in TimeLog Project fertig. Wir benutzen übrigens auch die Urlaub und Flex-Abrechnungen – früher haben wir das manuell gemacht,“ erzählt Bo Frederiksen.

Das Ergebnis – Wissen und Überblick um Entscheidungen zu treffen

Und welchen Wertezuwachs hat Mjølner Informatics von dem Pilotprojekt bekommen?

„Das Pilotprojekt hat den Projektmitarbeiter darin bestätigt, dass die tägliche Benutzung von TimeLog Project einfach und schnell ist. Die Errichtung von Projekt wurde ordentlich gemacht,“ erklärt Bo Frederiksen.

Eine der Sorgen, die Mjølner Informatics hatten, war die Ausführung, aber da half das Pilotprojekt. Die Weboberfläche von Microsoft® Project ist nicht schnell und hat Probleme gemacht.

„Zum Glück hat der Pilotverlauf gezeigt, dass TimeLog Project, obwohl es webbasiert ist, einwandfrei funktioniert. Und dann haben wir herausgefunden, dass TimeLog Project die Grundlage der Rechnungsstellung ermöglicht. Das hatten wir noch nie probiert.“

Während des Pilotverlaufes hatte Bo Frederiksen häufig Kontakt mit TimeLog:

„Die Zusammenarbeit war sehr gut und sehr flexibel. Es war einfach Zugänge zu den verschiedenen Modulen, die wir sie ausprobieren wollten zu bekommen und auf unsere Fragen haben wir schnell eine Antwort bekommen,“ erzählt Bo Frederiksen.

Implementierung mit tieferen Detaillierungsgrad

Nach dem Pilotverlauf entschied sich Mjølner Informatics für die Implementierung von TimeLog Project und benutzen es nun für die Zeiterfassung, Projektmanagement und Rechungsstellung. Der reelle Wert des Pilotverlaufs zeigte sich bei der Implementierung – wir hatten eine gute Kenntnis zum System.

„Das Pilotprojekt half mir, das System vor der Implementierung gut kennenzulernen, dies bedeutete, dass die Implementierung nicht „schlimm“ war – und wir konnten gleich auf einem höheren Niveau mit dem System arbeiten, da wir es schon kannten. Dies bedeutete auch, dass wir detailliertere Fragen während des Prozesses stellen konnten – im Großen und Ganzen haben wir einen tieferen Detaillierungsgrad bekommen.“