Sicherung der Qualität bei Netplan

Das selbstentwickelte System wurde wegen des Mitarbeiterzuwachses und der ISO- Zertifizierung überfordert.

Netplan A/S ist ein IT-Beratungsunternehmen, spezialisiert auf Telefonie und Kommunikation. Netplan berät öffentliche und private Organisationen bei dem Einkauf oder dem Auswechseln von avancierten IT- und Telesystemen, die mehr und mehr ein technisches Wissen bedürfen.

Als ein unabhängiges Unternehmen lebt Netplan ausschließlich von dem Verkauf von Beratungsstunden, sichert aber so dem Kunden eine Beratung, die auf eine objektive Grundlage baut.

Herausforderung – großer Zuwachs und ISO-Zertifizierung

Netplan erhielt 2006 das ISO-Zertifikat ISO9001. Um bei der jährlichen Revision, die ein ISO-Zertifikat mit sich führt, zugelassen zu werden, erforderte es allerdings einer Standardisierung aller Registrierungen und Ausführungen der Prozesse des Unternehmens. Deshalb sondierte Netplan den Markt, um ein System zu finden, dass ihnen weiterhin sicherte, die Forderungen des ISO-Zertifikates zu erfüllen.

Zu diesem Zeitpunkt benutzte Netplan ein selbstentwickeltes System für Zeiterfassung und Projektmanagement, bekamen allerdings aufgrund des Mitarbeiterzuwachses, die Anzahl verdoppelte sich innerhalb eines Jahres, Probleme. Die Wartung wurde zu Zeitaufwendig und das System erforderte ein Fachwissen, das problematisch für die vielen neuen Mitarbeiter war. Deshalb suchte man nach neuen Möglichkeiten.

„Unser eigenes System war plötzlich zu angepasst und uns fehlte ein System, dass standardisierter war,“ erzählt Torben Rune, Netplans Geschäftsführer und fährt fort: „Wir haben uns drei-vier Systeme angeschaut. Alle hatten Stärken und Schwächen, aber TimeLog Project hat uns durch die Funktionalität überzeugt. Es ähnelt sehr der Art, wie wir unser Unternehmen verwalten und unserem früheren System.“

Eine gesamt Lösung – Qualitätssicherung und Zeiterfassung

„TimeLog Project war für uns die Hauptattraktion. Das System hat all die Eigenschaften, die wir im Verhältnis zum ISO-Zertifikat brauchen, um unsere Qualität zu sichern und unsere Zeit im Überblick zu behalten. Wir benutzen TimeLog Project nicht nu für das Projektmanagement, sondern auch für den standardisierten Ablauf, den unsere Mitarbeiter folgen müssen, damit wir das ISO-Zertifikat behalten.“

„Das Zertifikat bedeutet, dass wir zu jeder Zeit darlegen können müssen, was wir machen, wie wir Probleme lösen und wie die Projekte im Verhältnis zu den Anforderung sind, die wir uns gestellt haben, als wir das ISO-Zertifikat bewilligt bekamen. Es ist deshalb eine Notwendigkeit, dass wir alles zu den Projekten registrieren und dabei hilft uns TimeLog Project,“ erklärt Torben Rune.

Det Norske Veritas (DNV) genehmigte Netplans Qualitätssicherungssystem durch das ISO-Zertifikat. I diesem Zusammenhang bekam Netplan folgende Bemerkung mit auf dem Weg: „Das Qualitätssystem von Netplan ist in seinem Aufbau und Funktion unkonventionell, aber auf eine Art die alle Mitarbeiter bei dem Gebrauch, der Beurteilung und Aktualisierung des Systems mit einbeziehen. Es ist das engagierteste System, das DNV’s Prüfer bis jetzt gesehen haben.“

„Mit TimeLog Project haben wir jetzt die Möglichkeit, unsere Budget noch besser im Auge zu behalten und gleichzeitig haben wir den ganzen Prozess, vom ersten Kontakt zum Kunden bis das Projekt abgeschlossen ist, unter Kontrolle. Dies bedeutet für uns besseren Kundenkontakt und mehr Aktivität. TimeLog Project hat unsere Qualität so sehr verbessert, dass wir einen höheren Umsatz haben – wir sind deshalb sehr mit unserer Wahl zufrieden,“ erklärt Torben Rune.

ROI – eine gestärkte Ökonomie und natürlichen Kundenkontakt

Netplan benutzt TimeLog Project für die Zeiterfassung und Projektmanagement, aber um den Kundenkontakt zu stärken, hat sich Torben Rune für die Erweiterung TimeLog CRM entschieden.

„Wir hatten natürlich schon vorher eine Kundendatei, die wir aktualisierten. Aber mit TimeLog CRM wurde die Aktualisierung systematischer. Insbesondere ist das Pipeline-Werkzeug für die Steuerung des Verkaufs und des Budgets eine neue Eigenschaft, die wir durch die Anwendung von TimeLog CRM bekommen haben.“

„Früher haben wir alles als Projekt kategorisiert, auch wenn es keins war – aber mit TimeLog CRM ist eine Qualitätssicherung möglich,“ sagt Torben Rune und setzt fort:

„Wir benutzen TimeLog CRM für alles was wir machen – Angebote machen, Kunden anrufen, ein Projekt weiterverfolgen, Datenerfassung usw. und dies ist ein gutes Verfahren um die Qualität unserer Beratung zu sichern. Wir haben einen kompletten Überblick über unsere Aktivitäten und die Möglichkeit, Berichte darüber zu erstellen. Dies ermöglicht uns die Qualitätssicherung, die das ISO-Zertifikat fordert. Die ISO- Zertifizierung bedeutet u.a. ein jährlicher Kontrollbesuch, der sichern soll, dass wir der Methode folgen und da ist TimeLog CRM fantastisch und gleichzeitig benutzt TimeLog CRM die Methode, die unserem alten System zu Grunde lag.“

Das Zusammenspiel von TimeLog Project und TimeLog CRM hilft außerdem, den Überblick über Netplan zu bewahren, da die beiden Systeme schnell einen gesamten Überblick über alle Aktivitäten des Unternehmens geben.

„Wir überlegen uns z.Z. ob wir das Modul TimeLog Skills für die Verwaltung von den Lebensläufen der Mitarbeiter und für internes Ressourcenmanagement benutzen sollen, da wir dann sehen können, wie schnell und effektiv wir arbeiten, wenn dieser Typ von Informationen dazu kommt,“ sagt Torben Rune.

Einfache und schmerzfreie Implemtierung

„TimeLog Project ist heute das Rückgrat der Unternehmensführung. Wenn das System nicht funktioniert, ist es eine Frage um Leben oder Tod für das Unternehmen. Wir waren deshalb sehr vorsichtig, als wir die Systeme ausgetauscht haben, aber es stellte sich als sehr einfach heraus,“ erzählt Torben Rune.

Netplan hatte sich für zwei ganze Tage entschieden, um den Mitarbeitern das neue System beizubringen. Gleichzeitig hatten sie sich, um den Umstellungsprozess zu vereinfachen, dafür entschieden, die beiden Systeme einen Monat parallel laufen zu lassen.

„Die Implementierung war schmerzfrei und übertraf unsere Erwartungen. Der Parallelverlauf war sehr gut und bewirkte, dass wir das neue System bis in die letzte Ecke kennenlernten. Durch die Eingabe von Informationen in beide Systeme, brachten die Mitarbeiter sich selbst und einander das neue System bei – und es ging glatt, da die Systeme sich sehr ähneln,“ erklärt Torben Rune und schießt ab:

„Mir hat die komplexe Informationsstruktur sehr imponiert, die tausende von Informationsstücken sammelt und diese zu den Ergebnissen vereint, die wir in Berichten und Übersichten sehen – und das System funktioniert einwandfrei. Alle Projekte werden richtig registriert.“