„Projekte zur vereinbarten Zeit“ mit TimeLog Project

Die Novozymes Assay & Technology Development Abteilung hat einen besseren Überblick über ihr Projektmanagement bekommen sowie größere Transparenz innerhalb der Organisation mit TimeLog Project und TimeLog Extranet erlangt.

Die Novozymes Assay & Technology Development Abteilung wendet TimeLog Project zur Erfassung und Steuerung der internen Abteilungsprojekte an.

Darüber hinaus hat Novozymes sich für das Extramodul, TimeLog Extranet, entschieden, das die Informationsteilung zwischen den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens und mit externen Partnern ermöglicht.

„Seit die Wahl auf TimeLog als Lieferant gefallen war, hat unsere Abteilung einen besseren Überblick über die Projekte bekommen sowie bessere Geschäftsführungswerkzeuge erhalten.“

Außerdem haben die Kunden der Abteilung jetzt die Möglichkeit mittels TimeLog Extranet laufend ihre Projekte aus der Abteilung Assay & Technology Development zu verfolgen.

Von Excel zu TimeLog Project

„Bevor TimeLog Project eingeführt wurde benutzten unsere Mitarbeiter Excel um ihre Projekte zu erfassen und zu managen,“ so Henning Nielsen, Geschäftsführer der Assay & Technology Development Abteilung von Novozymes.

Da die Mitarbeiteranzahl in der Abteilung stieg, wurde diese Methode in der Wartung und Administration jedoch viel zu umständlich. Die Excel-Methode hatte zuletzt zu viele Ressourcen im Vergleich zum Nutzen erfordert, und ergab trotzdem nicht den notwendigen Überblick über die Abteilungsprojekte.

„Daher entschied ich mich dazu eine Lösung zu finden, die unserem Motto entspricht – Projekte zur vereinbarten Zeit.“

Größere Systeme wie z.B. Microsoft® Project wurden anfangs in Erwägung gezogen, aber, wie Henning Nielsen betont:

„Microsoft® Project wurde schnell wieder verworfen wegen der Komplexität und zu hoher Extrakosten für Schulungs- und Beraterstunden, die normaler Weise mit solchen Lösungen verbunden sind.“

Stattdessen entschied Henning Nielsen sich solche Lösungen näher anzuschauen, die den vielen Bedürfnissen der Abteilung zu entsprechen vermochten.

„Wir brauchten ein solides Projektmanagement- und Zeiterfassungswerkzeug, dass einfach zu implementieren ist und ein flexibles Preismodel aufweist sowie einen intuitiven Aufbau bietet, der es den Nutzern ermöglicht das System schnell und leicht kennen zu lernen.“

Insbesondere der Wunsch nach einem flexiblen Vertrag, der das Unternehmen nicht zu langjährigen Bindungen verpflichtet, war sehr stark. TimeLog wurde schnell als flexible und bedarfsdeckende Lösung gefunden.

Zügige, schmerzfreie Implementierung und fröhliche Mitarbeiter

Im April 2007 wurde die TimeLog Lösung bei Novozymes implementiert. Als Ausgangspunkt wurden 14 Nutzer eingerichtet, aber das System sowie die Mitarbeiterzahl sind mit der Zeit und mit der Aufgabe gewachsen, so dass jetzt mehr als 40 Mitarbeiter in der Abteilung mit TimeLog Project arbeiten – von den Laboranten, die ihre Arbeitszeit erfassen zu den Projektleitern mit ihrer übergeordneten Projektsteuerung.

Der Implementierungsprozess war schnell und problemlos überstanden:

„Der Implementierungsprozess selbst, sowie die Nutzerschulung dauerten weniger als ein Monat, was bedeutete, dass unsere Mitarbeiter schnell das System einsetzen konnten. Das System wurde schnell integriert,“ meint Henning Nielsen.

TimeLog Project und Extranet ermöglichen besseren Einblick in den Status der Projekte

Das Ergebnis der Implementierung war schnell deutlich:

„Die Abteilungsprojekte werden heute viel besser geplant und durchschaut als vorher.“

Der Einsatz von TimeLogs Extranetmodul wurde positiv empfangen und wird zumeist von den Kunden der Abteilung genutzt, um die Projekte zu verfolgen:

„Die Geschäftsführung der Assay & Technology Development Abteilung hat ein Werkzeug erhalten, womit sie laufend die Projekte verfolgen kann und einen soliden Einblick in den Status der unterschiedlichen Abteilungsprojekte bekommen kann.“

Auch die Berichterstattungsmöglichkeiten von TimeLog werden fleißig genutzt. Besonders der Arbeitsbelastungsbericht ermöglicht Projektleitern einen hier und jetzt sowie zukünftigen Überblick über die Kapazität des einzelnen Projektmitarbeiters. Dieser Bericht wird häufig bei Statusberichten angewendet.

Wie Henning Nielsen selbst sagt, hat die TimeLog Lösung in allen möglichen Bereichen bewiesen, dass sie eine richtig gute Investierung ist:

„Sie ist die Antwort auf meine Gebete.“