TimeLogs interne IT-Systeme – beinahe 100% SaaS
Hier bei TimeLog vertrauen wir natürlich auf unsere eigene Medizin und nutzen soweit wie möglich nur webbasierte Geschäftssysteme.
Der Kern unseres Unternehmens ist natürlich das TimeLog Project und dessen Module, die wir für die Verwaltung von Projektarbeiten, Vertrieb, Support, Rechnungsstellungen und Erfassung von Arbeitszeit nutzen.
In 2002 wählten wir e-conomic als unser Buchhaltungssystem. Die Wahl lag zwischen C5 und e-conomic. Die Entscheidung fiel auf e-conomic, da das Programm im Gegensatz zu C5 webbasiert ist. Seitdem hat sich schon oft gezeigt, dass wir die richtige Entscheidung getroffen haben. Während C5 sich, in für uns wichtigen Bereichen, nicht weiterentwickelte ist e-conomic konstant gewachsen und wir haben zu keinem Zeitpunkt das Bedürfnis verspürt, e-conomic gegen eine komplexere Lösung auszutauschen.
Unsere Internetseite ist einer der zentralen Faktoren in unserem Verkaufsprozess und für das Unternehmen im Allgemeinen. Im Prinzip gehen alle neuen Kunden entweder zuerst auf unsere Internetseite. Oder aber sie haben zuvor von TimeLog gehört – und der nächste Schritt ist dann einen Blick auf unsere Lösungen, auf unserer Internetseite, zu werfen.
Die dynamischen Teile unserer Internetseite basieren natürlich auf einem webbasierten CMS. Unser Analysewerkzeug ist Google Analytics. Analytics ist seitdem ein sehr wichtiges Werkzeug, um unsere Internetseite zu analysieren und diese laufend zu verbessern. Gleichzeitig ist Google AdWords unsere wichtigste (und teuerste) Quelle für bezahltes Suchmaschinenmarketing.
Für Newsletter und Action Mails (auch Auto Responders genannt) nutzen wir Campaign Monitor , ein System aus Australien. Campaign Monitor ist sehr benutzerfreundlich und gut zu bedienen – und das Unternehmen erklärt die Do's and Don’ts für Newsletter auf eine sehr ansprechende und verständliche Art und Weise.
Für Fragebogenuntersuchungen nutzt unsere Vertriebsabteilung das Programm Survey Monkey . Somit fiel die Wahl wieder auf ein KISS-System, mit einem hohen Grad an Benutzerfreundlichkeit.
Unser Backend für das TimeLog Project - Erstellung von neuen Kunden, Aktivierung von Modulen, Übersicht über den Verbrauch – ist ein Websystem, das wir eigenständig entwickelt haben. Heute würden wir Zuora in Betracht ziehen – aber als wir damals in 2002 anfingen, gab es kein automatisiertes Standard Backend-System für SaaS-Produkte. Darüber hinaus hätten wir uns wahrscheinlich sowieso für eine eigene Lösung entschieden, da der Backend besonders wichtig für uns ist und wir selber 100% Kontrolle darüber behalten möchten.
Für unsere Übersetzungen nutzen wir WebWord System und Ordbogen.com.
Unsere Mails haben wir als einen sogenannten „hosted Exchange" bei DIR in Århus gekauft. Diese Lösung ist eine Standard Microsoft Exchange Lösung – allerdings übernimmt DIR die Wartung und verfügt über die entsprechenden Server.
Somit haben wir praktisch unseren Serverraum vor weiteren Servern erspart. Unser Ziel ist es, dass alle Server, Dokumente, Entwicklungswerkzeuge etc. direkten Hosting-Firmen anvertraut werden. Diesem Ziel sind wir, durch die Errichtung einer Entwicklungsabteilung in Malaysia, noch etwas näher gekommen – in welcher die Programmierer Zugang zum System über VPN haben.
Es gibt sicherlich den Einen oder Anderen, der Bedenken über die Sicherheit hat, wenn alle Server an externe Hosting-Unternehmen übergeben werden. Aber die Frage, die wir uns stellen ist folgende: Wer mag wohl die meiste Kontrolle über die Sicherheit der Server haben? Ein Hosting-Unternehmen, welches nichts anderes macht als Intranets, Buchhaltungssysteme und Mailsysteme für alle erdenklichen Unternehmen zu hosten? Oder ein Systemadministrator, welcher auf den Serverraum in Keller Acht gibt, sich nur mit einem System auskennt und im Übrigen damit beschäftigt ist Kunden zu betreuen und lokale Lösungen zusammenzuschustern? Wir haben keinen Zweifel darüber, welches die bessere Lösung darstellt.
Dies ist im Großen und Ganzen das ”Unternehmen TimeLog” aus der IT-Perspektive. Für einige unserer Werkzeuge war es uns nicht möglich passende webbasierte SaaS-Lösungen zu finden. Google Documents scheint eine sympathische und attraktive Alternative zu sein. Allerdings sind wir bei TimeLog von Excel und Word abhängig und ein Test hat ergeben, dass wir nicht problemlos auf Google Documents umsteigen können. Insbesondere Google Spreadsheet ist nicht fortschrittlich genug, um unseren Ansprüchen an Kalkulationstabellen gerecht zu werden. Auch GMail könnte eine Möglichkeit für uns sein. Allerdings haben wir bereits eine Anzahl an Prozessen für Exchange entwickelt – und deshalb wäre ein Wechsel zu GMail sehr kostspielig für uns.
Würden wir heute nochmal alle Entscheidungen treffen müssen, die wir bei der Entstehung von TimeLog getroffen haben, dann würden wir uns auf jeden Fall wieder für TimeLog, e-conomic, Google Analytics und Campaign Monitor entscheiden. Allerdings würden wir uns höchstwahrscheinlich für einen anderen Mail-Anbieter entscheiden und wir würden ganz bestimmt die Internetseite auf eine der guten Open-source CMS Systeme basieren. Umbraco wäre sicherlich eine gute Wahl.
