Mehr und einfacher in Rechnung stellen

Große Vorteile durch die Verknüpfung der Zeiterfassung und dem Projektmanagement mit Abrechnung erreichen.

Zeit, Projekte und Abrechnung

In TimeLog Project verläuft eine direkte Linie von der Zeiterfassung zur Rechnungsstellung. Wenn ein Projekt errichtet ist, der Mitarbeiter seine Zeit erfasst und Auslagen und Reisen registriert hat, kann automatisch eine Rechnung über den Zeitverbrauch und das Projektbudget gestellt werden.

Das hat mehrere Vorteile:

• Es wird leichter Rechnung über die ausgeführte Arbeit zu erstellen. Der ganze Abrechnungsprozess ist schneller durchlaufen als vor dem Gebrauch von TimeLog Project.
• Der Projektleiter hat sowohl die Möglichkeit Rechnungen zu stellen, als auch zu genehmigen.
• Die Dokumentation für die Kunden ist viel besser als früher – und kann ganz dem Wunsch des Kunden angepasst werden.
• Die Leitung kann die ganze Zeit die Abrechnungen im Auge behalten.
• Berichte zeigen Selbstkostenpreise, erwarteten und realisierten Wert anhand der Posten, die vom System unterstützt werden.

Dadurch bekommt das Unternehmen häufig einen besseren Überblick über die Abrechnung und die Wirtschaftlichkeit, es bedeutet aber auch, dass mehr und genauer abgerechnet wird.

Gleichzeitig hilft die präzise Dokumentation, dass man Unstimmigkeiten mit den Kunden vermeidet und diese bei evtl. Streitigkeiten vorlegen kann.

Kostenerfassung

Der typische Prozess in TimeLog Project verläuft folgendermaßen:

1. Der Projektleiter erstellt ein Projekt.
2. Die Projektmitarbeiter erfassen Zeit.
3. Der Projektleiter wählt Phasen, Zeiterfassungen, Auslagen und Reisen in Rechnung gestellt werden sollen und stellt diese in einer Rechnung auf.
4. Der Buchhaltungsmitarbeiter schließt und verbucht die Rechnung und gibt den Betrag in das Buchhaltungssystem ein.
5. Der Buchhaltungsmitarbeiter druckt die Rechnung über TimeLog Project – und leitet diese entweder als endgültige Rechnung oder als Rechnungsbeleg an den Kunden weiter.
6. Der Buchhaltungsmitarbeiter und die Geschäftsführung können den Rechnungsstellungs- und Deckungsgrad sowie die Mitarbeitereffektivität über TimeLog Project verfolgen.

Dieser Prozess kann den einzelnen Unternehmen angepasst werden.

Eine weitere Variante, die oft benutzt wird, ist, dass die Buchhaltung die Rechnung stellt und sie als PDF an den Projektleiter schickt.

Die dritte Variante ist, dass nur geschlossene und genehmigte Wochenzettel in Rechnung gestellt werden können und wenn der Leiter diesen genehmigt hat, ist alles für die Abrechnung bereit.

Die Rechnungsgrundlage ist klar

Einer der größten Vorteile der Anwendung von TimeLog Project zur Rechnungsstellung ist, dass die einzelnen Rechnungszeilen automatisch durch die registrierten Stunden, Auslagen und Reisen erstellt werden.

Wenn ein Nutzer einem Kunden eine Rechnung ausstellen möchte, wählt er einen Zeitraum, um danach alle Posten angezeigt zu bekommen, die einem bestimmten Kunden in Rechnung gestellt werden können. Hierdurch spart die Buchhaltung sehr viel Zeit im Vergleich zu manuellen Prozessen – und es gibt weitaus mehrere Posten, die in Rechnung gestellt werden können.

Darüberhinaus können Kommentare, die der Mitarbeiter zu den einzelnen Posten (Zeiterfassung, Auslagen, Reisen) geschrieben hat, mit auf der Rechnung angeführt werden, wenn der Kunde dies wünscht.

Den Wert einzelner Posten justieren

Wenn eine Rechnung erstellt werden soll, werden die verschiedenen Erfassungen hervorgeholt. Der Projektleiter oder Buchhalter fügt die Erfassungen als Posten hinzu und kann vor der Rechnungsverbuchung den Text, den Stundensatz oder Auslagen bzw. Reisekosten justieren.

Es ist einem frei gestellt, Justierungen in der Rechnungsgrundlage vorzunehmen, ohne dass der Wert der ursprünglichen Erfassungen geändert wird.

Bei jeder Rechnungsstellung über eine Stunde, eine Auslage oder eine Reise in TimeLog Project werden drei Schlüsselwerte gespeichert:

• Selbstkostenpreis (€) – Kostenaufwand
• Registriert (€) – der erwartete Wert
• Rech. (€) – der erziehlte Wert

Mit diesen Zahlen kann TimeLog Project eine Reihe Schlüsselzahlen analysieren, wie z.B. Deckungsbeitrag, Effektivität oder Unkostenniveaus in Bezug auf Berater, Kunden, Projekte oder Zielbereiche.

Es ist möglich, Berichte von allen Teilen des Systems zu erhalten (Projekttyp, Kunde, Mitarbeiter, Projekt usw.) und Daten durch die drei Schlüsselzahlen zu erhalten.