TimeLog News

Ein Unternehmen – zwei Buchführungsmethoden?

Søren Lund — Fri, 11 May 2012 00:00:00 GMT

In Beratungsunternehmen bilden die Berater den Produktionsapparat und sind die Grundlage für das Wirken und den Verdienst des Unternehmens. Der Traum eines jeden Beratungsunternehmen ist es deshalb Berater einzustellen, die in der Lage sind alle aufgewendeten Stunden zu einem hohen Stundensatz in Rechnung zu stellen! Leider sieht die Realität in den meisten Fällen anders aus.

Um einen hohen Umsatz für jeden einzelnen Berater zu erzielen ist es wichtig, dass die Berater und die Geschäftsführung immer auf dem neusten Stand der Dinge sind: Wie viel Wert schafft ein Berater pro Arbeitsstunde in den einzelnen Projekten? Und ist der Wert pro Arbeitsstunde aufgrund von Übernutzung gefährdet?

In vielen dänischen Unternehmen sind es die Berater selbst, die entscheiden welche Aufgaben priorisiert werden und welchen Umfang die einzelnen Aufgaben erhalten. Deshalb kann es von großer Bedeutung sein, dass die Berater Zugang zu eigenen Schlüsselzahlen haben, damit gute Resultate erzielt werden können. Beispielsweise kann die Reihenfolge, in welcher die Aufgaben abgearbeitet werden, den Umsatz dramatisch beeinflussen und der Umfang der Aufgaben kann starken Einfluss auf den Stundesatz haben.

Konzentrieren Sie sich auf den Wert der laufenden Kommunikation

Also warum informieren nur die wenigsten Beratungsunternehmen ihre Berater über den Deckungsbeitrag der laufenden Aufgaben?

Der Grund sind die hohen Kosten, die entstehen wenn alle notwendigen Informationen über Projekte, Finanzen und Wertschöpfung gesammelt und weitergegeben werden müssen – bevor die Informationen überhaupt im Buchhaltungsprogramm gespeichert und bevor alle Projekte abgeschlossen wurden.

Oftmals basiert die Buchhaltung in Beratungsunternehmen auf den folgenden drei Grundsätzen:

Umsatz = in Rechnung gestellter Wert. In der Welt der Buchhaltung sagt man, dass das Unternehmen nach einen Rechnungsstellungsprinzip geführt wird.
Boni werden berechnet, sobald die Projekte abgeschlossen wurden.
Der Fortschritt der laufenden Arbeit (bezogen auf den Wert) wird einmal pro Jahr bestimmt (wenn der Steuerberater dieses Zahlen für den Jahresabschluss benötigt).

Diese Art von Model ist einfach in der Umsetzung, aber oftmals unbrauchbar als alltägliches Steuerungswerkzeug für die Geschäftsführung und die Mitarbeiter. Das Model ist zu einfach gestrickt und zu langsam. Anders ausgedrückt, für ein Unternehmen ist es am einfachsten das Rechnungsstellungsprinzip anzuwenden (geringster Zeitaufwand) aber das Unternehmen profitiert am meisten, wenn es anhand eines Produktionsprinzips geleitet wird. Produktionsprinzip bedeutet, dass der Umsatz des Unternehmens nicht danach bestimmt wird, wann in Rechnung gestellt wird sondern danach, wann gearbeitet wird.

Kombinieren Sie das Rechnungsstellungsprinzip mit dem Produktionsprinzip

Warum kombinieren Sie also nicht beide Grundsätze und steuern Ihr Buchhaltungssystem nach dem Rechnungsstellungsprinzip, während das Unternehmen intern nach dem Produktionsprinzip verwaltet wird? Mithilfe des TimeLog Projects haben mehrere unserer Kunden positive Erfahrungen mit genau diesem Model gemacht – in dem die laufende Berichterstattung der ausgeführten Arbeit nach dem Produktionsprinzip berechnet wird und die entsprechenden Zahlen aus dem TimeLog Project gezogen werden können.

Für einige Buchhalter hört sich dies vielleicht verrückt an, da die Anwendung eines solchen Models bedeutet, dass eine Differenz, zwischen dem Umsatz der nach außen und dem Umsatz der intern im Unternehmen kommuniziert wird, entsteht. Der große Vorteil ist allerdings, dass einzelne Projektleiter, Berater und Geschäftsführer augenblicklich über die Wertschöpfung jeder einzelnen Zeiterfassung Bescheid wissen.

TimeLog heißt neue Mitarbeiter im Team willkommen

TimeLog — Mon, 07 May 2012 00:00:00 GMT

Wir müssen uns wieder einmal eingestehen, dass wir nicht mit der hohen Nachfrage nach dem TimeLog Project mithalten können. Infolge dieser positiven Entwicklung haben wir drei neue Mitarbeiter eingestellt.

Solvejg Andersen wurde als Technical Writer angestellt. Solvejg hat einen Masterabschluss in International Business Communication mit Schwerpunkt auf Computerlinguistik und mehrjährige Erfahrung als Technial Writer. Solvejg wird u.a. Benutzerhandbücher erstellen und die Koordinierung der Übersetzungen übernehmen.

Annette Bangsfelt wurde als Online Marketing Assistentin angestellt. Annette hat zuvor mit Social Media gearbeitet und ist eine aktive Bloggerin. In TimeLog ist Annettes Aufgabenfeld AdWords und Online Branding. Annette ist von nun an außerdem die Redakteurin des TimeLog Blogs und wird diesen mit spannenden Einträgen füllen.

Gilli Haraldsen wurde als Sales & Business Development Consultant angestellt. Gilli hat einen internationalen Hintergrund aus der Marine- und Offshoreindustrie. Er war u.a. der Manager für nordische Aktivitäten in Oceanwide International Ltd und Leiter der Geschäftsentwicklung des norwegischen Unternehmens HG Electric AS. Die letzten eineinhalb Jahre arbeitete Gilli im Vertrieb und der Geschäftsentwicklung eines dänischen IT-Unternehmen.

Darüber hinaus heißen wir Katrine Grytter nach ihrem Mutterschaftsurlaub erneut herzlich willkommen in unserem Team. Katrine hat eine neue Position erhalten und wird in Zukunft als Customer Service Manager für TimeLogs Kundenservice verantwortlich sein.

Wir heißen alle neuen Mitarbeiter in unserem Team willkommen!

Zeit ist Geld – das gilt auch für interne Zeit

Sascha Skydsgaard — Thu, 26 Apr 2012 00:00:00 GMT

Viele sind der Überzeugung, dass Zeiterfassung nur wichtig für Unternehmen ist, die darauffolgend auch die Stunden in Rechnung stellen. Natürlich ist dies ganz besonders wichtig für diese Unternehmen, da Zeiterfassung deren täglich Brot ist. Aber auch andere Unternehmen und Abteilungen könnten großen Nutzen aus einem zuverlässigen Zeiterfassungssystem ziehen, da so wichtige strategische Entscheidungen erleichtert werden können. Wenn jedem Mitarbeiter ein gewisser Aufwand zugeordnet wird, erhalten Sie einen präzisen Überblick darüber, wie viel Ihre internen Projekte kosten.

Vielen werden erst dann die Augen geöffnet, wenn einmal schwarz auf weiß zu sehen ist, wie viel es eigentlich kostet ein kleines internes Projekt zu erstellen oder interne Meetings abzuhalten. Wenn interne Zeit erfasst wird, können in der Zukunft wohlüberlegte Entscheidungen getroffen werden und die Entscheidung, in welche Projekte investiert werden soll, fällt leichter, da die Kosten von vorherigen ähnlichen Projekten bereits bekannt sind.

Ich bin der Überzeugung, dass vernünftige Zeiterfassung die Grundlage für erfolgreiches Management ist und dabei hilft, die rentabelsten Ressourcen und Projekte zu priorisieren. Viele Unternehmen erleben einen starken Anstieg der Produktivität und gleichzeitig wird eine Transparenz im Unternehmen geschaffen, die dabei behilflich ist die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Zeiterfassung bedeutet nicht Überwachung

Eins ist klar; Zeiterfassung ist kein Mittel um jeden einzelnen Mitarbeiter zu überwachen und sollte auch nicht die persönliche Freiheit einschränken. Jedes Unternehmen hat das Recht zu wissen, wie viel Zeit für verschiedenen Aufgaben angewandt wird, um übergreifende, strategische Entscheidungen treffen zu können, um zu sehen wo Ressourcen fehlen, um überbelasteten Mitarbeitern zu helfen usw. Laut Aussage unserer Kunden ist es sehr selten, dass Zeiterfassung genutzt wird, um einzelne Mitarbeiter im Alltag zu überwachen.

Wir in TimeLog folgen natürlich unseren eigenen Tipps – jede Minute die gearbeitet wird, wird auch erfasst. Nachdem wir Zeiterfassung in unserem Salesteam eingeführt haben, erhielten wir einen genauen Überblick darüber wie viele Stunden für z.B. neue Kunden im Vergleich zu existierenden Kunden aufgewendet wurden, wie viele Stunden darauf verwendet wurden Verträge und Angebote zu erstellen etc. Nachdem wir schwarz auf weiß sehen konnten, wie viel Zeit (und Geld) uns diese Prozesse in Wirklichkeit gekostet haben, haben wir die Prozesse optimiert und sparen nun viel Zeit und Kosten. Die übrige Zeit wird nun stattdessen für Terminvereinbarungen und das Abhalten von Meetings verwendet. Auf lange Sicht führt dies zu höheren Verkaufszahlen, welches ja auch die Hauptaufgabe des Salesteams sein sollte. Ich könnte noch viele weitere solcher Beispiele geben. Wir haben immer ein Auge auf unseren Zeitverbrauch und bewerten, ob eine Optimierung von Prozessen stattfinden sollte, um Ressourcen besser ausnutzen zu können.

Was wir häufig zu Gesicht bekommen ist, dass unsere Kunden nach ca. 6 Monaten Zeiterfassung einen riesen Schreck bekommen, da sie plötzlich merken, dass viel mehr Zeit für unzureichende Prozesse aufgewendet wird, als zuvor vermutet.

Die entscheidende Frage ist deshalb: wagen Sie den ersten Schritt in Richtung Realität?

Verfügbarkeit - und der Preis für Butter

TimeLog — Fri, 20 Apr 2012 00:00:00 GMT

In dieser Situation befand sich jeder schon einmal. Wenn Sie einkaufen gehen achten Sie auf den Preis, ganz gleich ob für Ihren privaten Verbrauch oder für das Unternehmen in dem Sie arbeiten. Es ist natürlich schön, wenn Sie ein Päckchen Butter für 1 Euro in einem nahegelegenen Supermarkt kaufen können, anstatt 1,30 Euro für das gleiche Päckchen in dem Supermarkt zu bezahlen, in dem Sie gerade einkaufen. Wenn Sie natürlich 5 Kilometer fahren müssen, um diese 30 Cent zu sparen, dann ist die Sache schon weniger interessant. Es geht also um Verfügbarkeit vs. Preis.

Das TimeLog Project ist ein umfassendes Werkzeug, das sehr detailgenau vielen verschiedenen Bereichen angepasst werden kann. Wir hören ab und an von kleinen Unternehmen, dass das TimeLog Project einfach zu umfangreich, und somit auch zu teuer ist. Das Argument ist mehr als verständlich; eine Software, die über 10 Jahre lang aktiv entwickelt und angepasst wurde, bietet auf den ersten Blick sehr viel mehr, als den unmittelbaren Bedarf vieler Kunden.

Was bedeutet Verfügbarkeit?

Wenn wir dann unseren Kunden in einem Meeting alle Möglichkeiten des TimeLog Projects erklären, zeigt sich bei den Kunden oft eine andere Form von Erkenntnis. Dinge die vorher als ”Nice-to-have”’s eingestuft wurden, sind plötzlich bereits als Standard im TimeLog Project enthalten, was wiederum bedeutet, dass der Wert des Werkzeugs sich erhöht. Somit bietet das TimeLog Project einen Grad an Verfügbarkeit, der die Erwartungen vieler potenzieller Kunden übersteigt.

Verfügbarkeit kann in diesem Zusammenhang vieles sein. Sind potenzielle Kunden es gewohnt Zeit in einer Excel Tabelle zu erfassen, dann ist die Verfügbarkeit eines Zeiterfassungs-Trackers für das Handy oder den Computer eine deutliche Verbesserung und können einen entscheidenden Unterschied ausmachen. (Klicken Sie Hier um die verschiedenen Möglichkeiten der Zeiterfassung anzuschauen.) Einer unserer Kunden konnte rund 700 Euro im Monat pro Mitarbeiter mehr in Rechnung stellen und das nur Aufgrund der Verfügbarkeit von angemessenen Zeiterfassungstools.

Andere Beispiele sind Nachkalkulationen in Festpreisprojekten. Ein Interessent benötigte bis zu 3 Tage jeden Monat, um die Wertschöpfung der Mitarbeiter, Kunden und Projekte zu berechnen. Genau die gleichen Berichte sind im TimeLog Project mit ein paar Klicks verfügbar. Aber genau diese Funktion war nicht in dem Anforderungsprofil des Interessenten enthalten, da dieser nicht gedacht hatte, dass solch eine Art von Datenverarbeitung von einem Online-Werkzeug ausgeführt werden könnte.

Wie Sie an den Beispielen erkennen können, hat der Begriff Verfügbarkeit große Bedeutung für den Wert einer Software. Dinge, die zuvor ”nice-to-have”s waren sind plötzlich „need-to-have“s solange diese problemlos verfügbar sind und gleichzeitig Wert für unsere Kunden erschaffen.

Was bekommen Sie für Ihr Geld?

Manchmal sollten potenziellen Kunden etwas offener gegenüber neuer Möglichkeiten sein, selbst wenn bereits ein genaues Anforderungsprofil erstellt wurde. Kunden sind oftmals begrenzt in ihrer Vorstellungskraft und wissen nicht, was alles möglich ist, da die eigenen Wünsche häufig auf den eigenen Erfahrungen basieren – auch wenn bereits verschiedenste Systeme in Augenschein genommen wurden.

Man kann ausserdem sagen, dass man das bekommt wofür man bezahlt. Entscheiden Sie sich für ein billiges Produkt, welches in Wirklichkeit nur eine erweiterte Excel-Tabelle ist, ist der Wert dieses Produkts ein ganz anderer, als wenn Sie sich für ein Werkzeug entscheiden, das eine umfassende Auswahl an Prozessen beinhaltet. Dies gilt auch für die Prozesse, die Sie vorher nicht bedacht haben, da Sie glaubten, dass solche Prozesse nicht verfügbar sind.

Wenn Kunden ein Anforderungsprofil erstellen, dann spielt das Thema Verfügbarkeit eine große Rolle bei der Fe

Beta Test des TimeLog Trackers für Android

Sascha Skydsgaard — Mon, 16 Apr 2012 00:00:00 GMT

TimeLog entwickelt zurzeit den neuen TimeLog Tracker für Android und wir suchen in diesem Zusammenhang interessierte Betatester.

Der TimeLog Tracker für Android bietet den Nutzern einen benutzerfreundlichen Zeiterfassungs-App, welcher u.a. Funktionen wie Offline-Zeiterfassung und vereinfachte Auswahl von Aufgaben beinhaltet. Der Betatest für den Android TimeLog Tracker findet Anfang Mai statt. Die Testpersonen können den App einige Tage lang nutzen und geben dann Feedback an TimeLog.

Wir haben großes Interesse an dem Nutzererlebnis unserer Testpersonen, da wir so den Wünschen der Testpersonen nachkommen können und eine optimale Lösung, für den Arbeitsalltag unserer Kunden, finden können.

Der TimeLog Tracker für Android wird in Zusammenarbeit mit unserem Partner Greener Pastures entwickelt. Greener Pastures hat zuvor bereits die Entwicklung des TimeLog Trackers für das iPhone übernommen.

Klicken Sie hier um sich das vorläufige Design anzuschauen.

Wenn Sie Interesse haben ein Betatester zu werden, dann schreiben Sie bitte eine E-Mail an Christoffer Lanstorp. Bitten nennen Sie in der E-Mail Ihren Namen, das Model Ihres Smartphones und die Angaben über die Version Ihres operativen Systems für Android.

Arbeiten mit Glaubwürdigkeit – und der dänische Markt

TimeLog — Wed, 04 Apr 2012 00:00:00 GMT

Als ich meine Arbeit in einem dänischen Sales Team begann, war ich über die Offenheit, mit der hier geschäftliche Dinge diskutiert werden, etwas überrascht. Es wird offen erzählt womit Unternehmen arbeiten, welche Bedürfnisse bestehen, welche Konkurrenten in Augenschein genommen wurden, und das bereits im allerersten Gespräch.

Ich, als das US-Amerikanische Mitglied des Sales Teams, könnte ohne Probleme schadenfroh die Offenheit der dänischen Kunden ausnutzen. Diese überaus offenen Kunden an Land zu ziehen erscheint leicht wie ein Kinderspiel.

Aber um ganz ehrlich zu sein, schätze ich ungemein wie offen dänische Unternehmen auf TimeLogs Sales Team zugehen. Mir gefällt diese Umgangsweise, da ich so einen offenen und ehrlichen Dialog mit potenziellen Kunden führen kann.

In den USA kann eine Sales Abteilung viele verschiedenen Gesichter haben. Es kann sich um einen mehrschichtigen Ansatz handeln, bei dem sich die Zeit genommen wird alle Schichten einer Unternehmenshierarchie abzuziehen, bis plötzlich ein Riss in der Oberfläche gefunden wird. Es kann sich aber genauso gut um einen aalglatter Ansatz, eine eingeübte 30-Sekunden-Präsentation oder viele falsche Versprechen handeln. Natürlich kann es auch ein klarer, glaubwürdiger Ansatz sein, eine Das-ist-was-ich-für-Sie-tun-kann-Konversation – genau das ist es, was ich in TimeLog feststellen konnte.

Ich dachte mir, dass ich einen Newseintrag über genau dieses Thema verfasse, da ich finde, dass viel zu wenig über echte Glaubwürdigkeit gesprochen wird.

Hier in TimeLog konnte ich feststellen, dass ein Produkt entwickelt wurde, das einwandfrei funktioniert. Es ist anpassbar an fast alle Geschäftswünsche. Wir bieten Webinars, Meet-ups, Video Tutorials und Benutzerhandbücher - alles um unseren Kunden zu helfen, das Beste aus unserem Produkt herausholen zu können. Regelmäßig rufen wir bei unseren Kunden an, um sicherzustellen, dass diese nicht mit irgendwelchen Problemen allein gelassen werden.

Sobald wir Kontakt mit einem potenziellen Kunden aufnehmen, bei dem wir das Gefühl haben, das er gut zu unserem Produkt passt, dann ermöglicht uns die Offenheit des Kunden ein ehrliches und offenes Gespräch zu führen.

Auf lange Sicht sind informierte Kunden, die wissen wie sie unser Produkt und dessen Funktionen bestmöglich ausnutzen, in unserem besten Interesse. So wird der Arbeitsaufwand unserer Supportabteilung minimal gehalten und unser Ruf, als glaubwürdiges Unternehmen, wird gestärkt.

Meiner Meinung nach ist Glaubwürdigkeit unerlässlich für den dänischen Markt und ich finde, dass Glaubwürdigkeit weiterhin einer unserer Werte bleiben sollte, sobald wir international wachsen.

Inspirationen für Ihr Anforderungsprofil

Sascha Skydsgaard — Fri, 30 Mar 2012 00:00:00 GMT

Dies ist eine Fortsetzung meines Newseintrags mit dem Namen „Wie bereiten Sie sich am besten auf den Kauf einer Geschäftssoftware vor?“. Im Folgenden werden viele unterschiedliche Fragen aufgelistet, die Sie sich selber stellen sollten, um herauszufinden, welche Anforderungen ein neues System für Sie erfüllen sollte.

Es gibt natürlich sehr viel mehr Fragen, als die, die ich im Folgenden aufgelistet habe und nur die Phantasie setzt hier Grenzen. Ich habe meine Inspiration hauptsächlich aus den Prozessen im TimeLog Project gezogen.

Ich hoffe, dass die untenstehenden Fragen eine Inspiration für Sie sein können und, dass Sie so weitere Fragen finden, auf die Sie gerne Antworten finden möchten. Stoßen Sie auf neue Fragen, die Ihrer Meinung nach in der untenstehenden Liste fehlen, dann teilen Sie diese Frage bitte mit uns, damit am Ende alle davon profitieren können.

Zeiterfassung

Was würde Sie gerne, in Bezug auf Ihre aktuelle Weise Zeit zu erfassen, verbessern?
Möchten Sie Ihren gesamten Zeitaufwand erfassen (interne und externe Zeit) oder nur die Zeit in Projekten (extern)?
Möchten Sie Kommentare zu Ihren Zeiterfassungen hinzufügen?
Arbeiten Ihre Mitarbeiter an mehreren unterschiedlichen Projekten im Laufe des Tages, oder wird konzentriert, mehrere Stunden am Stück, an einem Projekt gearbeitet?
Sollten Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit haben, Zeit über das Handy zu erfassen?
Nutzen Ihre Mitarbeiter Outlook und möchten Sie die Möglichkeit haben, über Outlook Zeit zu erfassen?
Ist Gleitzeit ein Thema in Ihrem Unternehmen?
Haben Sie einen Internetzugang?
Brauchen Sie einen Genehmigungsprozess für die Berichterstattung von Stunden?
Wie möchten Sie gerne Abwesenheit erfassen?
Benötigen Sie ein Werkzeug um Urlaub zu verwalten?
Möchten Sie, dass die Lohnberechnungen von Ihrem Lohn- und Gehaltssystem unterstützt werden?

Auslagenverwaltung

Benötigen Sie ein Werkzeug um Auslagen zu erfassen?
Möchten Sie Reiseabrechnungen erfassen?
Möchten Sie Spesen erfassen?
Möchten Sie Kilometer erfassen?
Sollen diese Abrechnungen dem Kunden in Rechnung gestellt werden und sollte die Möglichkeit bestehen, einen Gewinn hinzuzufügen?
Benötigen Sie einen effektiven Genehmigungsflow für die Auslagenerfassungen der Mitarbeiter?
Sollte die Möglichkeit bestehen, dass Sie zwischen Auslagen der Firmenkreditkarte/Rechnungen und persönlichen Mitarbeiterauslagen unterscheiden können?

Projektmanagement

Welche Vertragsformen nutzen Sie? (Aufwand, Festpreis, Mehrfachverträge etc.)?
Nutzen Sie unterschiedliche Vertragsformen in einem Projekt?
Nutzen Sie unterschiedliche Kostpreise für einen einzelnen Mitarbeiter?
Nutzen Sie unterschiedliche Stundensätze für einen einzelnen Mitarbeiter?
Nutzen Sie kundenspezifische Stundensätze?
Nutzen Sie unterschiedliche Stundensätze in einem Projekt?
Bezüglich Festpreisprojekten - sind Sie daran interessiert die Wertberechnung, ausgehend von dem durchschnittlichen Stundensatz, einsehen zu können, oder für wie viel Sie ein Projekten nach Aufwand hätten verkaufen können?
Wie budgetieren Sie Ihre Projekte?
Budgetieren Sie in sowohl Zeit als auch Wert?
Haben Ihre Mitarbeiter ein persönliches Budget?
Budgetieren Sie auf Phasenebene oder nur auf der übergeordneten Projektebene?
Dürfen die Stunden/der Wert in Ihrem Projektbudget und Projektvertrag unterschiedlich sein?
Budgetieren Sie Ihre Projekte in unterschiedlichen Währungen?
Wie viele Phasenebenen nutzen Sie in Ihren komplexeren Projekten?
Möchten Sie Ihrem Projekt gerne spezifische Ressourcen zuordnen, oder sollt

TimeLog expandiert nach Schweden

Sascha Skydsgaard — Mon, 26 Mar 2012 00:00:00 GMT

Die steigende Nachfrage im schwedischen Markt ist der Grund für die Eröffnung eines neuen Büros in Schweden.

Wir eröffnen eine neue Abteilung in Stockholm, damit wir von nun an näher mit unseren derzeitigen und zukünftigen Kunden zusammenarbeiten können. Wir sind der Meinung, dass der schwedische Markt über hohes Wachstumspotenzial verfügt und unsere neue Abteilung wird u.a. weiter den Markt erkunden und analysieren. Das Büro wird am 16. April 2012 eröffnet und wird vorübergehend in den gleichen Bürogebäuden sein, wie e-conomic Schweden.

Die Eröffnung der neuen schwedischen Abteilung ist TimeLogs nächster strategischer Schritt in Richtung europäischer Elite, im Bereich webbasierter Verwaltungssysteme.

Wie bereiten Sie sich am besten auf den Kauf einer Geschäftssoftware vor?

Sascha Skydsgaard — Tue, 20 Mar 2012 00:00:00 GMT

TimeLogs Verkaufsabteilung führt oft Gespräche mit unterschiedlichen Unternehmen, die den Markt durchforsten um ein passendes System für Zeiterfassung, Projektmanagement und Rechnungsstellung zu finden. Und uns ist aufgefallen, dass es viele unterschiedliche Arten gibt, wie die Unternehmen sich auf die Gespräche mit potentiellen Geschäftspartnern vorbereiten.

Manchmal werden wir gefragt, wie man sich am besten über den Kauf eines Systems informieren sollte. Viele sind daran interessiert, wie andere Unternehmen diesen Entscheidungsprozess angehen. Die meisten Kunden entscheiden sich insgesamt nur 1-2 Mal für den Kauf einer Geschäftssoftware, und deshalb ist es schwierig genau zu durchschauen, was berücksichtigt werden muss und was wichtig ist. Oftmals sprechen wir mit Personen, die als Projektleiter ernannt wurden und die Aufgabe haben, ein passendes System zu finden. Allerdings ist diese Person in den seltensten Fällen wirklich der Entscheidungsträger noch die Person, die am meisten Nutzen aus einem neuen System ziehen würde.

Dieser Newseintrag wird unsere gesammelten Erfahrungen und Ratschläge, bezüglich dieses Themas, zusammenfassen.

Die potenziellen Kunden befinden sich häufig in ganz unterschiedlichen Phasen des Entscheidungsprozesses. Anhand unserer Erfahrungen können wir Unternehmen in drei Gruppen einteilen:

1. Diejenigen, die den Markt durchforsten und noch nicht einmal die Entscheidung getroffen haben, ob überhaupt ein System gekauft werden soll.

2. Diejenigen, die sich für ein neues System entschieden haben, aber keine gesetzte Deadline haben.

3. Diejenigen, die eine konkrete Deadline für die Implementierung eines neuen Systems haben.

Je nachdem wie die dringend es ist ein neues System zu finden, bestehen natürlich Unterschiede darin, wie detailliert sich die potenziellen Kunden auf Gespräche vorbereiten. Allerdings sollte wenigstens darüber nachgedacht worden sein, was genau gesucht wird – ansonsten ist es sehr schwierig die richtige Hilfe zu finden.

Erstellen Sie ein Anforderungsprofil

Es ist sinnvoll ein Anforderungsprofil zu erstellen, in dem Sie die verschiedenen Anforderungen und Ziele an ein neues System auflisten. Je weiter Sie im Entscheidungsprozess vorangeschritten sind, desto detaillierter sollte das Anforderungsprofil sein. Sie tun sich selbst einen großen Gefallen, wenn Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, was die Mindestanforderungen an ein neues System sind. Sie müssen in der Lage sein eine Antwort auf die folgende Frage zu geben: „Was ist das übergeordnete Ziel, das wir durch die Implementierung eines neuen Systems erreichen wollen und welche Prozesse sollte dieses System unterstützen?“

Befinden Sie sich in Gruppe 3, dann empfinde ich es als wichtig, dass das Unternehmen einen internen Workshop organsiert, um herauszufinden, welche Bedürfnisse die einzelnen Mitarbeiter haben und um das optimale System zu finden. Es ist jedoch wichtig sich vor Augen zu halten, dass der Projektleiter mit entscheiden sollte was ein "Need-to-have" und was ein "Nice-to-have", im Bezug auf die Geschäftssoftware, sein sollte. Wenn Sie von Anfang an entscheiden, dass alles ”Need-to-have“s sind, dann kann es sehr schwer sein ein passendes System zu finden. Sie sollten bedenken, dass alle Systeme verschiedene Schwerpunkte haben, und solange Sie keine riesige SAP-Lösung implementieren wollen, Sie sich darüber im Klaren sein müssen, welche Anforderungen vielleicht nur zweitranging sind.

Wenn Sie im Vorfeld ein internes Meeting abhalten und herausfinden, welches die allerwichtigsten Anforderungen sind, dann können böse Überraschungen, während der Implementierung des ausgewählten Systems, vermieden werden. Niemand kann im Nachhinein kommen und sich darüber beschweren, dass der Projektleiter bestimmte Situation nicht beachtet hat, da alle mitbestimmt haben, welche der Anforderungen die wichtigsten sind.

Wenn Sie ein

Neuer Release: TimeLog Project 5.5

Christoffer Lanstorp — Tue, 13 Mar 2012 00:00:00 GMT

Integration mit e-conomic, differenzierte MwSt.-Sätze und optimierte Benutzerfreundlichkeit

Dieser Release beinhaltet viele kleine Verbesserungen, einschließlich einer Standardintegration mit dem webbasierten Buchhaltungssystem e-conomic.

Die Neuheiten gelten sowohl für die Ausgaben TimeLog Business als auch TimeLog Enterprise.

e-conomic Integration

Falls Sie das Online Buchhaltungsprogramm e-conomic nutzen, dann haben Sie nun die Möglichkeit dieses mit dem TimeLog Project zu integrieren.

Folgende Teil-Integrationen sind im TimeLog Project 5.5 enthalten:

Automatische Überführung von Kunden aus dem TimeLog Project in e-conomic
Automatische Überführung von Kontaktpersonen aus dem TimeLog Project in e-conomic
Automatische Überführung von Mitarbeitern aus dem TimeLog Project in e-conomic
Automatische Aktualisierung von Informationen über Kunden und Kontaktperson in e-conomic
Synchronisierung der Warennummern zwischen TimeLog Project und e-conomic
Automatische Überführung von Rechnungen aus dem TimeLog Project in e-conomic
Abgleich von Rechnungen zwischen beiden Systemen

Wir haben eine ausführliche Anleitung für die Erstellung dieser Integration erstellt. Das Dokument beinhaltet verschiedene Szenarien, je nachdem, ob Sie bereits e-conomic im Vorhinein genutzt haben oder ob Sie gerne beginnen möchten e-conomic zu nutzen, um somit eine vollständige Integration zwischen TimeLog Project und einem webbasierten Buchhaltungsprogramm zu erhalten.

Die Integration wir unter dem neuen Menüpunkt Systemverwaltung › Integration und API › Standardintegrationen aktiviert. Hier befindet sich der Zugang zu allen Standardintegrationen, die TimeLog anbietet.

Installationsanleitung: Erfolgreicher Start mit der e-conomic Integration

Verwaltung von Warennummern

Nutzen Sie e-conomic nicht, dann haben Sie die Möglichkeit die Warennummern manuell zu erstellen, welche dann den unterschiedlichen Stundensätzen zugefügt werden können, die im TimeLog Project erstellt wurden. Somit ist die Grundlage für den Import von Rechnungen in andere Buchhaltungsprogramme vorbereitet, da bei einem Export aus dem TimeLog Project diese Warennummern mit übernommen werden.

Folgende Berichte übernehmen Warennummern mit in den Export:

Projektmanagement › Rechnungen › Rechnungssuche
Geschäftsführungsberichte › Datenauszug › Datenauszug: Rechnungszeilen

Es steht Ihnen frei, ob Sie Warennummern benutzen möchten. Diese können unter Systemverwaltung › Finanzen/Rechnungsstellung › Warennummern aktiviert werden.

Wenn Sie die e-conomic Integration aktiviert haben, dann werden diese Warennummern automatisch aus e-conomic übertragen. Lesen Sie die obenstehende Anleitung, die eine allgemeine Beschreibung über die Nutzung der Warennummern gibt, ob Sie direkt aus e-conomic übertragen werden oder ob sie manuell erstellt werden müssen.

Differenzierte MwSt.-Sätze in den Auslagen

Es besteht nun die Möglichkeit zwischen differenzierten MwSt.-Sätzen in den Auslagenarten zu wählen. Das bedeutet, dass wenn eine Auslage im TimeLog Project erstellt wird, Sie entscheiden können ob ein standardisierter MwSt.-Satz angewendet werden soll, oder ob ein differenzierte MwSt.-Satz genutzt werden soll, je nachdem um welche Art von Auslage es sich handelt.

Sofern Sie nicht für jede Auslagenart einen bestimmten MwSt.-Satz wählen, sind alle Auslagenarten mit dem Standard-MwSt.-Satz verknüpft. Änderungen können unter Systemverwaltung › Ausgaben › Ausgabenarten vorgenommen werden.

Verbesserter Be

Aufgrund von starkem Wachstum expandiert TimeLog erneut

Sascha Skydsgaard — Mon, 12 Mar 2012 00:00:00 GMT

TimeLog erlebt eine steigende Nachfrage von kleinen und mittelständigen Unternehmen, die die Vorteile eines optimierten Unternehmensalltags mehr und mehr zu schätzen wissen. Die steigende Nachfrage lässt TimeLog auf Hochbetrieb arbeiten und TimeLog hat, aufgrund dieser positiven Entwicklung, vier neue Mitarbeiter eingestellt.

Pernille Gaustad ist als Implementierungsberaterin im Bereich Services angestellt. Ursprünglich kommt Pernille aus dem Bereich Marketing, hat danach aber mehrjährige Erfahrung mit der Implementierung von IT-Systemen gesammelt. Bevor Pernille zu TimeLog kam, hat sie in einem dänischen IT-Unternehmen gearbeitet und war verantwortlich für die Fortbildungsabteilung des Unternehmens.

Søren Øxenhave wurde in der Entwicklungsabteilung eingestellt und ist verantwortlich für die Integration des TimeLog Projects und die Weiterentwicklung von TimeLogs API. Søren ist Diplom-Ingenieur im Bereich der Telekommunikation. Zuvor war Søren als Lösungsarchitekt im ”Videnhuset” angestellt und arbeitet dort bereits mit TimeLog. Deshalb ist er bereits sehr vertraut mit unserem System.

Jesper Sebbelin wurde als neuer Kundenberater eingestellt. Jesper arbeitete zuvor mit dem Verkauf und Marketing von ERP und SaaS Software und hat grundlegende Erfahrungen im In-und Ausland sammeln können, darunter 3 Jahre in China. Darüber hinaus hat Jesper Erfahrungen im Bereich der Geschäftsführung und ist FICS (Fellow Member by Examination of ICS, London).

Anne Kathrine Voldsgaard wurde als neue Verkaufs- und Marketingassistentin angestellt. Anne Kathrine studiert, neben der Arbeit, an der Copenhagen Business School und macht einen Bachelor in Business Administration und Organisational Communication.

Wir heißen alle neuen Mitarbeiter in unserem Team willkommen!

Effektive Meetings - glückliche Mitarbeiter

Jakob Mikkelsen — Fri, 09 Mar 2012 00:00:00 GMT

OK, dies ist weder das erste noch das letzte Mal, dass ich über erfolgreiche Meeting-Gewohnheiten schreibe – auch wenn dieses Thema etwas von den üblichen Themen, die auf unserer Homepage diskutiert werden, abweicht.

Meetings sind der Alltag eines typischen TimeLog Kunden. Mich persönlich haben diese ständigen Meetings immer sehr gestört - darum hier ein paar interessante Einblicke.

Die Inspirationen für diesen Beitrag sind teilweise eigene Erfahrungen und Blogeinträge vonLifeHacker, 37Signals’ bog Getting Real, Kforum, udviklingsmetoden SCRUM und Mødeledelse.

Interessanterweise merken viele unserer Kunden erst bei der Einführung unseres Systems, wie sinnvoll die Festlegung eines Kostpreises für Meetings sein kann - und dies ist in einigen Fällen ein wahrer Augenöffner.

Viele (teure) dänische Mitarbeiter vergessen häufig, dass ein paarstündiges Meeting mit 4-6 Teilnehmern im Durchschnitt um die 700 Euro kostet. Wenn Sie sich z.B. vorstellen, dass die Mitarbeiter alle Auslagen über 150 Euro genehmigt bekommen müssen – dann nehmen plötzlich alle Mitarbeiter sehr gerne an Meetings teil und Sie können mit hohen Teilnahmequoten rechnen.

Abgesehen davon, dass Meetings sehr teuer sind, können diese auch tödlich langweilig sein und Mitarbeiter verlieren möglicherweise die Freude an der Arbeit.

Bitte verstehen Sie mich nicht falsch - Meetings sind wichtig, um ein Unternehmen zusammenzuhalten und zu stärken. Allerdings können Sie diesen Prozess optimieren und die Qualität verbessern, wenn Sie sich die Zeit nehmen kurz darüber nachzudenken und etwas mehr Rücksicht aufeinander nehmen. Denken Sie mal darüber nach, wie viele Stunden Sie jede einzelne Woche in einem Meetingraum verbringen…

Meine Erfahrung ist, dass die dänische Meeting-Kultur oftmals als "gemütliches Zusammensein" verstanden wird und die Mitarbeitern nicht aufmerksam zuhören.

Meetings sind besonders wichtig für das soziale Umfeld in Unternehmen. Allerdings gibt es kostengünstigere und insbesondere spannendere Weisen ein effektives Team zu erstellen, ohne die ganze Zeit ineffektive Meetings zu halten.

Hier sind meine Tipps & Tricks für eine erfolgreiche Meeting-Kultur:

1. Die Abstimmung von Erwartungen ist ausschlaggebend

Was für ein Meeting steht bevor? Ist es ein Meeting in dem Entscheidungen getroffen werden? Ein Informationsmeeting? Eine Vollversammlung? Ein Ideenentwicklungstreffen? Dies muss zuvor für alle Teilnehmer klar sein und sollte gerne explizit zu Beginn des Meetings angesprochen werden.

Wenn es sich um ein Meeting handelt, in dem Entscheidungen getroffen werden, dann sollte die Tagesordnung präzise und klar sein. Der Leiter des Meetings sollte damit beginnen aufzulisten, welche Beschlüsse während des Meetings getroffen werden müssen. Handelt es sich eher um ein Ideenentwicklungs-Meeting, dann sollte die Tagesordnung lockerer sein und es sollte genügend Raum für Improvisationen und ausgefallene Ideen sein.

Häufig entstehen Probleme, wenn der eine Mitarbeiter erwartet, dass das Meeting schnell durchgezogen wird, und ein anderer Mitarbeiter sich auf ein Brainstorming und eine Diskussion verschiedenster Ideen einstellt. Ein anderes typisches Problem ist, dass einige Mitarbeiter die Ziele des Meetings diskutieren wollen – und andere Mitarbeiter konkretere Themen als wichtiger empfinden.

Deshalb ist es sehr wichtig, dass der Leiter des Meetings schon zu Beginn über die Art von Meeting informiert.

2. Wenn Sie das Meeting einberufen haben – dann sind Sie auch verantwortlich für das Meeting

Hier ein Beispiel, wie ein Meeting nicht verlaufen sollte: Laden Sie zu viele Mitarbeiter ein, kommen Sie 10 Minuten zu spät, beginnen Sie das Meeting damit die ersten Minuten am Projektor oder Internet rumzuwerkeln, haben Sie keine Tagesordnung, präsentieren Sie eine PowerPoint mit 134 Folien, fühle Sie sich nicht verantwortlich für die Organis

Möchten Sie einen Überblick über das TimeLog Project erhalten?

Sascha Skydsgaard — Tue, 06 Mar 2012 00:00:00 GMT

Wir laden Sie zu unseren unverbindlichen Webinars ein, die das TimeLog Project und die vielen Funktionen unserer Software detailliert erklären.

Im Laufe des Frühlings bietet TimeLog unterschiedliche Webinars, sowohl für unsere Kunden als auch andere interessierte Unternehmen, an. Das Ziel der Webinars ist es, einen guten Einblick in die vielen Funktionen des TimeLog Projects zu geben und die neusten Funktionen vorzustellen.

Unsere Webinars finden im Zeitraum von März bis Juni statt. Somit ist es möglich, an mehreren unterschiedlichen Webinars teilzunehmen. In unserem Programm können Sie mehr, über die unterschiedlichen Themen und was Ihnen die Teilnahme an Webinars nutzt, lesen.

Programm ansehen und anmelden.

Wir freuen uns, Sie bei unseren Webinars willkommen zu heißen!

Optimale Zeiterfassung mit wenigen Funktionen für kleine Unternehmen

Katrine Grytter — Fri, 02 Mar 2012 00:00:00 GMT

Was macht ein kleines Unternehmen – das sich eine professionelle Verwaltung des Zeitverbrauchs wünscht, um so das Unternehmen besser zu strukturieren – ohne große Summen in komplexe Lösungen zu investieren?

Genau auf dieses Bedürfnis ist das TimeLog Sales Team vor einiger Zeit sehr häufig gestoßen. Deshalb haben wir eine kleinere Version des TimeLog Projects veröffentlicht, die TimeLog Team Ausgabe - und mittlerweile haben wir erste Erfahrungen sammeln können und wertvolle Einblicke, durch eine Verbraucherbefragung im Herbst 2010, gewinnen können.

Ist es wirklich notwendig?

In erster Linie ist es wichtig herauszufinden, ob kleine Unternehmen mit weniger als 10 Nutzern überhaupt ein IT-Werkzeug für die Zeiterfassung benötigen. Ist es nicht einfach eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen? Unsere Erfahrungen zeigen deutlich, dass Zeiterfassung selbst in kleinen Unternehmen Sinn macht und wir erleben häufig einen Anstieg der Nutzer von ca. 25%.

Die Kosten sind nicht viel höher als ein paar Tassen Kaffee!

Es ist eine Gratwanderung von Nice-to-have zu Need-to-have, aber Fakt ist, dass wir in TimeLog oftmals mit größeren Unternehmen in Kontakt treten, bei denen der Schuh bereits mehr als drückt, und bereits viele wertvolle Stunden verloren gegangen sind, die hätten in Rechnung gestellt werden können. Aus diesem Grund ist es oftmals, für kleine Unternehmen, sehr sinnvoll in IT-Werkzeuge zu investieren, um auf lange Sicht besser dazustehen.

Natürlich spielen in kleinen Unternehmen die aufkommenden Kosten eine ganz wichtige Rolle. Viele Unternehmen wägen ganz genau ab, ob sich die Investition wirklich lohnt. Aber bei einem Angebot, das nicht viel mehr kostet als 2 Tassen Kaffee, entscheiden sich die meisten Unternehmen für eine Investition. Kleine Unternehmen erhalten so die Möglichkeit einen ersten Schritt in Richtung Professionalität zu machen und erhalten einen Überblick, über das gesamte Unternehmen, ohne viel investiert zu haben.

Viele Auswahlmöglichkeiten reichen nicht aus

Eine Lösung à la TimeLog Team, welche einen guten Preis, Tiefe und Funktionalität mitbringt – aber gleichzeitig die Möglichkeit bietet mit der Lösung mitzuwachsen – zeigt, dass es wichtiger ist eine einfache und verständliche Lösung anzubieten, anstelle von vielen verschiedenen Auswahlmöglichkeiten. Laut Gartner-Analytiker Brian Prentice ist eine ”Einfache und verständliche Lösungen ohne zu viele Wahlmöglichkeiten“ der neue Trend.

In einem Artikel der ComputerWorld, veröffentlicht im November 2010, kommentiert Prentice die Entscheidung eines Ingenieurs einer Entwicklungsabteilung, der einem System mehr und mehr Funktionen zufügte, sodass die Übersichtlichkeit verloren ging. Er spricht von einer Intoleranz gegenüber über-entwickelten und hyper-komplexen Applikationen, die einen Widerstand bei Nutzern auslösen, da diese lieber intuitive Systeme, mit weitaus weniger Funktionen, nutzen würden.

Die Tendenz zur Vereinfachung ist, laut Prentice, deutlich sichtbar an dem Erfolg der Smartphone Applikationen: „Das was den Smartphone Markt vorwärts treibt, ist die Nachfrage nach übersichtlichen, simplen und verständlichen Applikationen.“ Eine Nachfrage, die auch wir ganz deutlich bei kleinen Unternehmen erkennen können.

Sind Tipps, Video Guides und Benutzerhandbücher zuviel des Guten?

Auch wenn der Bedarf in kleinen Unternehmen deutlich geringer ist, als in Großen, ist die Benutzerfreundlichkeit dennoch wesentlich. Wir bieten viele unterschiedliche Service-Leistungen, zusammen mit unseren Produkten, an. Allerdings zeigt unsere Umfrage, dass Team Kunden nur sehr wenige unserer Tipps, Video Guides und Benutzerhandbücher nutzen - sie erwarten von dem Produkt, dass es intuitiv und benutzerfreundlich ist, ansonsten wird die Lösung als zu komplex betrachtet.

Die Frage ist also, ob der Fokus auf der Bereitstellung von vielen Serviceleistungen oder auf d

Verbessern Sie Ihr Unternehmen mit Schlüsselzahlen - 8 Tipps

Jakob Mikkelsen — Wed, 29 Feb 2012 00:00:00 GMT

TimeLog Project und ähnliche Geschäftssysteme können eine ausgezeichnete Plattform für die Veränderung der Unternehmensprozesse über Schlüsselzahlen (auch KPIs oder Key Performance Index genannt) sein. Zum Beispiel können Sie laufend den Grad der Einnahmen, den Rechnungsstellungsprozent, die Pipeline des Unternehmens, aktive Supportfälle o.ä. messen und verfolgen – und so mit der Zeit die Arbeitsleistung Ihres Unternehmens in bestimmten Bereichen verbessern.

Mein Vorbild für die Arbeit mit KPIs sind professionelle Sportler: Ein Ziel wird gesteckt, sie sind geduldig, sie sind systematisch, sie arbeiten meistens mit Statistiken für sowohl eigene als auch andere Leistungen (benchmarking) - und sie geben nicht auf, bis das Ziel erreicht wurde.

Im Folgenden finden Sie acht Tipps, wie KPIs am besten in kleinen- bis mittelständigen Unternehmen implementiert werden, mit den Daten aus Geschäftssystemen als Ausgangspunkt.

1. Machen Sie das Komplexe einfach

Eine Schlüsselzahl, KPI oder wie immer Sie es nennen wollen, ist eine Vereinfachung eines komplexen Phänomens. Wenn z.B. das Unternehmen ein Problem mit den Einnahmen hat, dann konzentriert sich die Schlüsselzahl auf die einzelnen Rechnungspotenziale der Berater oder Abteilungen. Das Rechnungspotenzial entspricht dem Prozentsatz der Normalarbeitszeit der Mitarbeiter, die in Rechnung gestellt werden. Hinter der Schlüsselzahl liegen viele komplexe Prozesse – warum das Projekt nicht in Rechnung gestellt werden konnte, warum es so viele interne Aufgaben gibt, warum so viele Mitarbeiter in einer Abteilung krank werden etc. etc. Alle diese Prozesse müssen optimiert werden, um das Rechnungspotenzial zu verbessern.

Allerdings ist es aus geschäftlicher Sicht schwierig alle Details zu kommunizieren und mit allen Details zu arbeiten. Deshalb ist es sinnvoller sich auf die Schlüsselzahlen und nachgefragten Ergebnisse zu konzentrieren - und so die Organisation für sich arbeiten zu lassen. Ein guter Geschäftsführer entscheidet sich für eine Richtung und fragt nach Ergebnissen. Ein schlechter Geschäftsführer mischt sich in alle täglichen Prozesse, die stattdessen den Abteilungsleitern oder einzelnen Mitarbeitern überlassen werden sollten.

Welche Schlüsselzahl für ein Unternehmen relevant ist, ist natürlich, von Unternehmen zu Unternehmen, ganz unterschiedlich. In TimeLog nutzen wir meistens Schlüsselzahlen, die sich entweder auf die Einnahmen, das Projektmanagement, die Vertriebsarbeit oder Mitarbeiterzeit (Krankheit, Gleitzeit etc.) beziehen. Welche Schlüsselzahlen relevant sind, hängt von der Strategie des Unternehmens und der Reife ab.

2. Setzen Sie einen Schwerpunkt

Wir erleben häufig, dass ein Unternehmen sich für 6 bis 10 Schlüsselzahlen entscheidet, mit denen dann gearbeitet werden soll. Im Vergleich zu der Anzahl der Mitarbeiter sind das viel zu viele. Dies macht die Sache kompliziert, Daten überschneiden sich und die Kommunikation wird ebenfalls erschwert. Wählen Sie deshalb nur wenige Schlüsselzahlen - und nutzen Sie Ihre Zeit und Energie um intensiv mit diesen Schlüsselzahlen zu arbeiten.

Das Argument, dass es sinnvoll ist mehrere überschneidende Schlüsselzahlen zu wählen, damit die Mitarbeiter nicht eine der Schlüsselzahlen vernachlässigen, haben wir schon das ein oder andere Mal gehört. Da mag vielleicht was dran sein – aber meine Erfahrungen sprechen dafür weniger, dafür spezifisch ausgesuchte Schlüsselzahlen zu wählen.

3. Nutzen Sie die gleiche Schlüsselzahl in allen Bereichen

Wenn Sie beispielsweise drei Schlüsselzahlen auswählen: Rechnungspotenzial, Krankheits-% und aktive Supportfälle – dann nutzen Sie diese auf allen Ebenen im Unternehmen: Für jeden einzelnen Mitarbeiter, für jede einzelne Abteilung, für das gesamte Unternehmen und als Teil des Vorstandberichts.

Wenn die Schlüsselzahlen nicht mit dem Vorstand im Zusammenhang stehen, dann handelt es sich vermutli

Neue Browser machen SaaS nun noch besser

Jakob Mikkelsen — Fri, 17 Feb 2012 00:00:00 GMT

In letzter Zeit wurden die meistgenutzten Browser deutlich verbessert und aktualisiert. Sowohl Microsoft als auch Google haben vor kurzem neue Versionen des Internet Explorers und Chrome veröffentlicht. Beide schneller als die vorherigen Versionen.

Mein Lieblingsbrowser, Firefox, hat ebenfalls kürzlich eine neue Version veröffentlicht. Die neue Firefox Version ist auch deutlich schneller als der Vorgänger - allerdings nicht ganz so schnell wir Chrome. Dennoch bevorzuge ich Firefox, da ich finde, dass der Browser übersichtlicher ist, es leichter ist die Lesezeichen zu verwalten etc. Und der Browser ist einfach besser für die Webentwicklung.

Eine kleine Neuheit in Firefox für TimeLogs Kunden ist die Möglichkeit der „Pin as App tab“ Nutzung. Sie können von nun an Internetseiten, die Sie sehr häufig nutzen, „anpinnen“. Die Seite wird dann mit einem kleinen Symbol ganz oben links angezeigt. Smart und übersichtlich.

Einfachere Business Intelligence mit Excel PowerPivot 2010

Søren Lund — Fri, 10 Feb 2012 00:00:00 GMT

Die Nutzung des TimeLog Projects bringt eine breite Palette an Standardberichten mit sich, die dazu bestimmt sind, die gängigsten Bedürfnisse unserer Kunden zu decken.

Wenn aber das Bedürfnis entsteht die Datenauszüge auf eine bestimmte Weise zu präsentieren, die Informationen zu kombinieren, die nicht in den gleichen Berichten zu finden sind – oder andere Informationen aus anderen Systemen einzubeziehen, dann kann es von Vorteil sein auf einige Tools zurückzugreifen, die andere Softwareanbieter kostenlos oder zu einem geringen Preis zur Verfügung stellen.

Ein spannendes Tool ist der kostenlose Excel 2010 Plug-In, PowerPivot. PowerPivot baut auf die Pivot-Tabellen Funktion auf, die in Excel zu finden ist, gibt aber die Möglichkeit Berichte auf Informationen aus verschiedenen Tabellen, die dann miteinander verknüpft werden, zu basieren.

In einer normalen Pivot-Tabelle ist die Datengrundlage eine Tabelle, in der eine Zeile sämtliche Felder beinhaltet, die dann in der Pivot-Tabelle gruppiert und summiert werden können. Möchten Sie dann Ihre Projektzahlen pro Projektart summieren, muss die Projektart auf jeder einzelnen Zeile in der Datengrundlage vorliegen – aber diese Informationen stehen nicht in allen TimeLog Project Standardberichten zur Verfügung. In Praxis bedeutet das, dass Sie häufig Informationen aus der Datengrundlage manuell einfügen müssten, was natürlich sehr zeitaufwendig und oftmals sogar unmöglich ist.

Mit PowerPivot kann die Datengrundlage aus mehreren verschiedenen kombinierten Datenauszügen bestehen. Jeder Datenauszug kann entweder direkt aus einer Datenbank oder einer Datei entnommen werden. Somit ist es möglich eine Reihe von Berichten oder Listen aus dem TimeLog Project zu exportieren und diese in einem Pivot-Bericht zu kombinieren. Beispielsweise können Sie eine Liste mit Eckdaten für jedes Projekt mit einem Bericht kombinieren, welcher Informationen über die einzelnen Zeiterfassungen beinhaltet. So gruppieren Sie Informationen über die Zeiterfassung mit Ausgangspunkt in den Eckdaten des Projekts.

Mit PowerPivot besteht die Möglichkeit Zahlen zu wenden und zu drehen, sodass diese genau dem Bedarf entsprechen und den gewünschten Überblick verschaffen, ohne dabei einen Kompromiss bei der Funktionalität einzugehen.

Downloaden Sie PowerPivot Excel 2010 hier

Bereiten Sie Ihr IT-System auf das neue Jahr vor

Thomas Gudmandsen — Thu, 02 Feb 2012 00:00:00 GMT

Jeder Jahreswechsel gibt Anlass für eine Analyse des vergangenen Jahres und Vorbereitung für das kommende Jahr. Dies gilt sowohl für Staatsminister, Königshäuser als auch Finanzverantwortliche. Dieser Newseintrag handelt hauptsächlich von letzterem.

Genauso wie bei anderen IT- und Buchhaltungssystemen, gibt es auch im TimeLog Project bestimmte Elemente, die möglicherweise zu Beginn eines neuen Jahres bearbeitet werden sollten:

Sollten Stundensätze und Kilometersätze reguliert werden?
Ist der Feiertagskalender aktualisiert, sodass alle Gleitzeit- und Urlaubsberechnungen stimmen?
Sollten die Gleitzeitberechnungen angepasst werden und die Mitarbeiter in Auslandsbüros die Urlaubsbilanz abgestimmt haben?
Gibt es Mitarbeiter, die zur Normalarbeitszeit übergehen?
Müssen neue generelle Projekte für die interne Arbeit im Unternehmen erstellt werden?

Sie können häufig sowohl Zeit als auch Verwirrung vermeiden, indem Sie eine Lösung für die obenstehenden Probleme finden.

Stundensätze

Das TimeLog Project arbeitet mit zwei Arten von Stundensätzen:

Stundensätze; werden bei der Rechnungsstellung der Zeiterfassungen in den einzelnen Kundenprojekten der Mitarbeiter genutzt.

Das TimeLog Project arbeitet mit Standard Stundensätzen und Kundenspezifischen Stundensätzen, die einzeln bearbeitet werden müssen.

Kostpreise; geben die Ausgaben an, die einzelne Mitarbeiter den Projekten hinzufügen, jedes Mal wenn eine Stunde erfasst wurde.

Alle Stundensätze (Stundensätze & Kostpreise) werden von dem Systemverwalter in der Systemverwaltung, unter der Überschrift "Finanzlage / Rechnungsstellung", reguliert und die einzelnen Mitarbeitereinstellungen werden automatisch aktualisiert.

Sie sollten sich jedoch darüber im Klaren sein, dass alle Änderungen aktiv sind, sobald auf aktualisieren geklickt wurde und das diese Änderungen von nun an für alle nachfolgenden Zeiterfassungen genutzt werden. Es kann deshalb notwendig sein, mit der Änderung der Stundensätze bis zum 01. Januar zu warten und eventuell den Geschäftsführungsbericht "Stundensatz regulieren" zu benutzen, um zugeteilte und evtl. erfasste Stunden zu aktualisieren.

Es ist außerdem hilfreich das gesamte Geschäftsjahr 2011 abzuschließen unter "Systemverwaltung -> Abrechnungsperiode". Dies hat zur Folge, dass alle Zeiterfassungen aus 2011 verriegelt werden und es nicht länger möglich ist neue Zeiterfassungen hinzuzufügen oder zu ändern.

So kann das Jahr 2011 abgeschlossen werden ohne, dass diverse Projektfinanzen im Laufe von 2011 geändert werden.

Siehe eventuell Benutzerhandbuch K2 – Stundensätze einrichten.

Kilometersätze

Neue Kilometersätze für die von den Mitarbeitern gefahrenen Kilometer werden unter "Systemverwaltung – Kilometersätze" erstellt.

Falls bei der Rechnungsstellung von Kunden ein anderer Kilometersatz angewendet werden soll, muss "Externe Kilometersätze" unter "Reisekosten und Auslagen" in der "Systemverwaltung -> Generelle Einstellungen" aktiviert werden.

Siehe eventuell Benutzerhandbuch K3 – Kilometersätze einstellen.

Feiertagskalender

TimeLog Projects Systemverwalter sollte sicherstellen, dass der Feiertagskalender des kommenden Jahres aktualisiert ist und alle kommenden Feiertage und betrieblichen Urlaubstage aktualisiert wurden.

Ein aktualisierter Feiertagskalender stellt sicher, dass Gleitzeitberechnungen und Urlaubsabrechnungen korrekt ausgeführt werden.

Siehe eventuell Benutzerhandbuch hier.

Meetups

2009 haben wir damit begonnen Meetups zu organisieren. Meetups sind informelle Treffen, die normalerweise in gemütlichen Räumlichkeiten mitten in der Stadt stattfinden. In Dänemark veranstalten wir Meetups in Kopenhagen und Aarhus. Eine Reihe von TimeLog Mitarbeitern, aus den unterschiedlichen Abteilungen, nehmen an den Meetups teil und es ist im Voraus kein fester Ablauf geplant. Meetups eignen sich besonders für konzeptionelle Frage, wenn Sie mit den Mitarbeitern aus der Entwicklungsabteilung sprechen möchten oder falls Sie Vorschläge für unsere anstehenden Entwicklungsprojekte haben.

Hier können Sie sich für Meetups anmelden.

88 Benutzerhandbücher

Momentan stehen Ihnen über 88 Benutzerhandbücher auf unserer Internetseite zur Verfügung und es kommen laufend Neue hinzu. Die unterschiedlichen Handbücher erklären verschiedene Bereiche des Systems – oder sind über das TimeLog Project im Allgemeinen. Die Benutzerhandbücher stehen Ihnen in 5 unterschiedlichen Sprachen zur Verfügung: Dänisch, Englisch, Deutsch, Schwedisch und Norwegisch.

Klicken Sie hier um zu den Benutzerhandbüchern zu gelangen.

Fragen Sie unsere Supportabteilung

Haben Sie konkrete Fragen oder Probleme, dann kann Ihr Supernutzer jederzeit unsere Supportabteilung kontaktieren. Unsere Supporter sind jederzeit bereit Ihre Fragen zu beantworten und Lösungen für Ihre Probleme zu finden.

Erfahren Sie mehr hier.

Produktneuheiten

Einige Male im Jahr veröffentlicht TimeLog neue Versionen und Features. Vielleicht haben wir schon genau die Funktion entwickelt, die Ihnen noch fehlt – oder vielleicht fehlt Ihnen einfach der Überblick?

Genau deshalb sammeln wir alle unsere Produktneuheiten auf einer Seite.

Newsletter und RSS

Wir versenden ca. viermal pro Jahr Newsletter an unsere Kunden. Newsletter halten Sie auf dem Laufenden darüber, welche Veränderungen an dem Produkt TimeLog Project vorgenommen wurden/werden und über das Unternehmen TimeLog.

Hier können Sie sich alte Newsletter anschauen oder sich für unseren Newsl

TimeLogs interne IT-Systeme – beinahe 100% SaaS

Jakob Mikkelsen — Fri, 20 Jan 2012 00:00:00 GMT

Hier bei TimeLog vertrauen wir natürlich auf unsere eigene Medizin und nutzen soweit wie möglich nur webbasierte Geschäftssysteme.

Der Kern unseres Unternehmens ist natürlich das TimeLog Project und dessen Module, die wir für die Verwaltung von Projektarbeiten, Vertrieb, Support, Rechnungsstellungen und Erfassung von Arbeitszeit nutzen.

In 2002 wählten wir e-conomic als unser Buchhaltungssystem. Die Wahl lag zwischen C5 und e-conomic. Die Entscheidung fiel auf e-conomic, da das Programm im Gegensatz zu C5 webbasiert ist. Seitdem hat sich schon oft gezeigt, dass wir die richtige Entscheidung getroffen haben. Während C5 sich, in für uns wichtigen Bereichen, nicht weiterentwickelte ist e-conomic konstant gewachsen und wir haben zu keinem Zeitpunkt das Bedürfnis verspürt, e-conomic gegen eine komplexere Lösung auszutauschen.

Unsere Internetseite ist einer der zentralen Faktoren in unserem Verkaufsprozess und für das Unternehmen im Allgemeinen. Im Prinzip gehen alle neuen Kunden entweder zuerst auf unsere Internetseite. Oder aber sie haben zuvor von TimeLog gehört – und der nächste Schritt ist dann einen Blick auf unsere Lösungen, auf unserer Internetseite, zu werfen.

Die dynamischen Teile unserer Internetseite basieren natürlich auf einem webbasierten CMS. Unser Analysewerkzeug ist Google Analytics. Analytics ist seitdem ein sehr wichtiges Werkzeug, um unsere Internetseite zu analysieren und diese laufend zu verbessern. Gleichzeitig ist Google AdWords unsere wichtigste (und teuerste) Quelle für bezahltes Suchmaschinenmarketing.

Für Newsletter und Action Mails (auch Auto Responders genannt) nutzen wir Campaign Monitor , ein System aus Australien. Campaign Monitor ist sehr benutzerfreundlich und gut zu bedienen – und das Unternehmen erklärt die Do's and Don’ts für Newsletter auf eine sehr ansprechende und verständliche Art und Weise.

Für Fragebogenuntersuchungen nutzt unsere Vertriebsabteilung das Programm Survey Monkey . Somit fiel die Wahl wieder auf ein KISS-System, mit einem hohen Grad an Benutzerfreundlichkeit.

Unser Backend für das TimeLog Project - Erstellung von neuen Kunden, Aktivierung von Modulen, Übersicht über den Verbrauch – ist ein Websystem, das wir eigenständig entwickelt haben. Heute würden wir Zuora in Betracht ziehen – aber als wir damals in 2002 anfingen, gab es kein automatisiertes Standard Backend-System für SaaS-Produkte. Darüber hinaus hätten wir uns wahrscheinlich sowieso für eine eigene Lösung entschieden, da der Backend besonders wichtig für uns ist und wir selber 100% Kontrolle darüber behalten möchten.

Für unsere Übersetzungen nutzen wir WebWord System und Ordbogen.com.

Unsere Mails haben wir als einen sogenannten „hosted Exchange" bei DIR in Århus gekauft. Diese Lösung ist eine Standard Microsoft Exchange Lösung – allerdings übernimmt DIR die Wartung und verfügt über die entsprechenden Server.

Somit haben wir praktisch unseren Serverraum vor weiteren Serv

Der Beginn eines neuen Jahres!

Søren Lund — Wed, 18 Jan 2012 00:00:00 GMT

Wir bedanken uns bei allen für ein spannendes Jahr 2011, in welchem TimeLog einen wichtigen Meilenstein erreichte – unseren 10. Geburtstag. Seit der Gründung hat TimeLog eine fantastische Entwicklung durchlaufen und mit großer Neugier erwarten wir unseren nächsten runden Geburtstag.

Im Laufe von 2011 haben wir ein neues und lange erwartetes Projektmodul veröffentlicht, Verbesserungen im Bereich der Ressourcenverwaltung vorgestellt und die ersten Kunden mit unserer e-conomic Lösung vertraut gemacht. Darüber hinaus haben wir eine Handvoll neuer Mitarbeiter willkommen heißen können.

Im Laufe des Jahres haben wir außerdem einen konstanten Dialog mit unseren Kunden über zukünftige Entwicklungen geführt. Außerdem nehmen mehr und mehr Kunden und Interessierte an unseren Webinaren, Seminaren und Meetups teil. So erhalten wir wertvolles Feedback und deshalb arbeiten wir daran, allen unseren Kunden die Möglichkeit zu geben, ihre Wünsche, Ideen und Kritik zu äußern.

Insbesondere auf Grund der Schuldenkrise in der EU sind wir besonders froh festzustellen, dass die Zahl der TimeLog Kunden, mit mehr als 6% in 2011, gestiegen ist (gemessen an der Anzahl von Nutzern), während TimeLog an sich über 20% Wachstum verzeichnen kann.

Wir wünschen allen einen guten Start in das neue Jahr!

Einige unserer geplanten Neuerungen für 2012

Integration für e-conomic – jetzt als Beta Version verfügbar und Veröffentlichung im Januar 2012

Sparen Sie Zeit während der Rechnungsstellung und ersparen Sie sich lästige Doppeleingaben, indem Sie die kostenlose Integration von TimeLog Project und dem Buchhaltungsprogramm e-conomic nutzen.

Mehr über die e-conomic Integration lesen

Neue Funktionen sind unterwegs

Wir haben damit begonnen an den Genehmigungen von Zeiterfassungen in mehreren Bereichen zu arbeiten u.a. Start-und Enddatum der Erfassungen, Projektnachrichten und Unterstützung des Kundendialogs bezüglich Supportfällen im TimeLog Extranet. Zu einem späteren Zeitpunkt werden wir an einer verbesserten Währungsverwaltung, neuen Funktionen für die Ressourcenverwaltung und einem vertieften Schwerpunkt auf Integrationen und API arbeiten.

Verfolgen Sie unsere Produktneuigkeiten

Neues Design für das TimeLog Project

Das zweitgrößte Projekt wird ein neues Design für das TimeLog Project. Dies beinhaltet u.a. eine neue Navigation und Nutzerbearbeitung. Neuen Nutzern kann so der Einstieg erleichtert werden und erfahrene Nutzer können ihre Effektivität erhöhen.

Webinare, Seminare und Meetups

TimeLogs Events sind ein großer Erfolg und wir sind bereits dabei das Programm für das nächste Jahr zu erstellen.

Verfolgen Sie unsere Events

Projektmanagement und IT – 3 Reifegrade

Jakob Mikkelsen — Mon, 19 Dec 2011 00:00:00 GMT

Vor einiger Zeit hatten wir das Vergnügen einen Vortrag in Computerworlds Vormittagsprogramm, dem sogenannten Breakfast Club, zu halten. Der Vortrag wurde zusammen mit René Bergman, Entwicklungschef und Partner bei Pentia, abgehalten.

Mein Teil des Vortrags bezog sich auf ein Model über Reifegrade in der Projektdurchführung bzw. Projektmanagement in Unternehmen.

3 Reifegrade

Das TimeLog Project wurde in über 500 Unternehmen integriert, eine Masse von Workshops über die Nutzung von TimeLog wurden abgehalten und wir haben einen regen Dialog mit vielen unserer Kunden.

Ein Bereich des TimeLog Projects bietet die Funktion für die Verwaltung von Projekten. Es ist oftmals schwer solch eine Projektverwaltungsfunktion mit IT zu unterstützen. Dies liegt daran, dass Projektarbeit alle – oder auf jeden Fall die meisten – Mitarbeiter betrifft, sich über verschiedene Abteilungen erstreckt, sehr komplex ist und die Projektgruppen oftmals einem hohen Leistungsdruck ausgesetzt sind.

Deshalb haben wir dieses kleine Model für die Projektabteilung in Unternehmen erstellt, welches die Reife des Unternehmens in drei Grade unterteilt.

Das Model basiert nicht auf wissenschaftlichen Forschungen, aber stattdessen auf Erfahrungen aus vielen Jahren Implementierungsarbeit. Da TimeLog einen besonderen Fokus auf finanzielles Projektmanagement legt – wogegen andere SaaS-Systeme sich beispielsweise auf Dokumentenverwaltung oder Projektkommunikation konzentrieren – liegt der Schwerpunkt des Modells in der Finanz- und Budgetverwaltung von Projekten.

Der Kern des Modells ist einfach: Man kann nur erfolgreich Projektmanagement mit IT unterstützen, wenn der Reifegrad des Unternehmens dem Ambitionsniveau für die Implementierung entspricht. Wir haben dies viele Male schief gehen sehen, da das Ambitionsniveau zu hoch war oder die Reihenfolge der Prozesse, die implementiert wurden, nicht angemessen war. Allerdings muss gesagt werden, dass das Modell eine starke Verallgemeinerung ist – und es natürlich große Unterschiede von Unternehmen zu Unternehmen gibt.

Wir haben TimeLog Project in Unternehmen integriert, die bereits über ein vollständiges Projektmanagement verfügen – PRINCE2, EVM, ETC/EAC – und wir haben Kunden für die Projektmanagement nur etwas nebensächliches ist. Natürlich besteht ein klarer Zusammenhang zwischen Größe und Reife, aber wir haben auch sehr unreife Projektabteilungen/Projektkulturen in großen Unternehmen gefunden.

Die drei Reifegrade sind:.

1. Ad Hoc – Völlig unreifes Unternehmen, in dem Projektmanagement improvisiert wird.

2.Projektmodell – Das Unternehmen verfügt über ein grundlegendes Verständnis, beispielsweise über das Projektmodell, Budgetierung, Zeitverbrauch, Beurteilung und Durchführung.

3.Exzellenz – Das Unternehmen überschaut alle Projekte und arbeitet mit EVM, Projektportfolio, Benchmarking zwischen den Projekten, Best Practices und laufender Verbesserung des Projektmodells.

Sie können dieses Modell nutzen um herauszufinden in welchem Reifestadium Ihr Unternehmen sich befindet und um festzustellen welches Ambitionsniveau bezüglich eines IT-Systems für Sie passend ist.

1. Ad Hoc

Unternehmen mit dem Reifegrad Ad Hoc sind normalerweise recht junge und kleine Unternehmen. Es können auch Teile von großen Unternehmen sein, die projektorientiert arbeiten, während der Rest des Unternehmens beispielsweise mit industrieller Produktion beschäftigt ist. Oder es kann sich um ältere Unternehmen handeln, die nicht dazu gezwungen wurden die Projektarbeit zu strukturieren oder effektiveren.

Wenn Ad Hoc Unternehmen das TimeLog Project implementieren möchten, dann entstehen folgende typische Bedürfnisse, Fragen und Probleme:

Wo bleibt unsere Zeit?
Wo haben wir einen hohen Deckungsgrad?
Warum halten wir selten unsere Fristen ein?
Warum mü

Wie bekomme ich meine Mitarbeiter dazu Zeit zu erfassen?

Sascha Skydsgaard — Mon, 05 Dec 2011 00:00:00 GMT

Die Einführung eines Zeiterfassungssystems in den Alltag eines Unternehmens ist eine große Herausforderung, da viele Mitarbeiter Zeiterfassung als eine Last ansehen.

Für einige Mitarbeiter fühlt sich Zeiterfassung wie eine Art Überwachung an und sie fühlen sich unwohl bei dem Gedanken, dass der Geschäftsführer genau verfolgen kann was sie machen und wie viele Stunden pro Arbeitstag erfasst werden. Es ist besonders schwer ein Zeiterfassungssystem einzuführen, wenn in dem Unternehmen noch niemals zuvor Zeit erfasst wurde, da es eine Menge Disziplin erfordert Zeiterfassungen rechtzeitig und mit Genauigkeit auszuführen. Deshalb ist es wichtig, dass der Geschäftsführer seinen Mitarbeitern die Vorteile der Zeiterfassung erklärt, damit die Mitarbeiter die Wichtigkeit von Zeiterfassungen besser verstehen.

Um Zeiterfassungen wirklich erfolgreich in ein Unternehmen zu integrieren, müssen die Mitarbeiter eine Antwort auf die folgende Frage erhalten:

“Was springt für mich dabei raus?”

Wenn Mitarbeiter keine Antwort auf diese Frage erhalten, ist es schwierig den Prozess der Zeiterfassung in ein Unternehmen einzuführen, ohne ständig Mitarbeiter daran erinnern zu müssen oder viel Zeit in die Überwachung zu investieren – so macht Zeiterfassung weder dem Projektleiter noch den Mitarbeitern Spaß.

Es variieret von Person zu Person, was einen motiviert regelmäßig Zeit zu erfassen. Was eine Person motiviert hängt insbesondere von der Rolle, die diese Person im Unternehmen spielt, ab und von dem psychologischen Profil des Mitarbeiters.Zum Beispiel finden Projektleiter, dass sie mithilfe eines Zeiterfassungssystems besser ihre Projekte verwalten können, während Projektmitarbeiter die Vorteile darin sehen, dem Projektleiter anhand der Erfassungen zu zeigen, warum gewisse Fristen nicht eingehalten werden konnten.

Hier sind einige Argumente bezüglich der unterschiedlichen Motivationsfaktoren, die dabei behilflich sein könnten eine Antwort auf die Frage "Was spring für mich dabei raus?" zu finden.

Das finanzielle Argument

Ein Zeiterfassungssystem stellt sicher, dass alle Stunden die aufgewendet werden auch erfasst werden, was mehr Zeit schafft die in Rechnung gestellt werden kann, was wiederum zu erhöhtem Umsatz führen kann. Das Ergebnis wäre ein profitableres Unternehmen – und je mehr Geld verdient wird, desto grösser die Chance für Wachstum und somit wiederum Abschreibungen, welches am Ende für alle Beteiligten von Vorteil ist.

Das persönliche Argument

Zeiterfassungen können als ein Werkzeug in Mitarbeitergesprächen zwischen den einzelnen Mitarbeitern und Leitern genutzt werden. Hierbei können äußerst nützliche Informationen ans Tageslicht kommen, da das Gespräch dabei behilflich sein kann persönliche Ziele zu setzen, einschließlich der Aufklärung von möglicherweise zu großer Arbeitslast. Somit werden die Mitarbeiter motiviert Zeiterfassungen durchzuführen, da nun nicht nur der Projekt- und Abteilungsleiter einen Nutzen aus der Zeiterfassung zieht. Plötzlich entsteht eine detaillierte Dokumentation darüber, warum Mitarbeiter nicht die Dinge schaffen, die erwartet werden, wenn die ganze Zeit neue kleine Aufgaben hinzukommen, die gelöst werden müssen. Zeiterfassungen können so dazu beitragen, dass der Alltag aller Mitarbeiter verbessert wird.

Das serviceorientierte Argument

Wenn ein Überblick darüber geschaffen wird, wie viel Zeit für einzelne Aufgaben benötigt wird, hat ein Unternehmen die Möglichkeit die Projektpläne laufend zu bearbeiten und korrigieren. Außerdem kann so ein vernünftiger Dialog mit den Kunden darüber geführt werden, warum Fristen nicht zeitgemäß eingehalten werden können. Probleme können schon während des Projektverlaufs gelöst werden, sodass das Projekt am Ende nicht an einen wütenden Kunden übergeben werden muss, der als Folge nicht mehr mit dem Unternehmen zusammenarbeiten möchte.

Das projektwirtschaft

Großes Dankeschön an Apple, Early Adopters und Innovators!

Sascha Skydsgaard — Tue, 22 Nov 2011 00:00:00 GMT

Schon wieder hat Apple ein Produkt auf den Markt gebracht, das jeder sofort haben möchte. Das fantastische iPad. So beschreiben es zumindest die Medien, sobald über dieses Erfolgsprodukt berichtet wird. Ich, als absoluter nicht-technischer Mensch, kann einfach nicht aufhören mich darüber zu amüsieren, dass so viele Menschen so verrückt nach einem übergroßen iPhone sind, welches noch nicht einmal einen besonderen Nutzen hat.

Wofür benutzt man ein iPad eigentlich? Neulich saß ich in einem Seminar und mein Sitznachbar holte stolz sein iPad aus der Tasche. Ich überlegte, ob ich ihm kurz auf die Schulter tippen sollte um ihn nach seinen Erfahrungen zu fragen und um zu hören, ob ein iPad wirklich so fantastisch ist, wie alle sagen. Stattdessen habe ich erst einmal beobachtet, wofür er das iPad überhaupt benutzt. Es könnte ja sein, dass ich positiv überrascht werde. Aber das wurde ich nicht. Er nutzte das iPad nur um es in seinem Schoß liegen zu haben und gut auszusehen, aber ansonsten nutzte er es für überhaupt nichts. Ich konnte die Siegesgefühle, die mein Vorurteil bestätigten, nicht vollständig unterdrücken. Danach war für mich klar: Ein iPad ist nur ein Accessoire, ohne einen besonderen Nutzen.

”Innovators” und ”Early adopters” sind Gold wert

Unter uns befinden sich Menschen, die großes Interesse an neuen Technologien haben und genau wissen was für smarte Gadgets als nächstes auf den Markt kommen. Ich arbeite selbst in einem IT-Unternehmen, kann aber auf keinen Fall behaupten zu dieser Kategorie von Menschen zu gehören. Ich gehöre zu denjenigen, die sich erst nach einigen Jahren mit dem Gedanken anfreunden konnte, dass SaaS Software sehr viel sinnvoller ist als installierte Software.

Aber wenn es diese Menschen, die neue Technologien mit einem Strahlen in den Augen erwarten, nicht geben würde, dann wären viele Unternehmen gar nicht zu dem geworden was sie heute sind – auch TimeLog nicht. Als wir in den Markt eingestiegen sind, war der Cloud- Gedankengang ganz neu und wir mussten uns gegen all die installierbaren Lösungen durchsetzten. Hätte es die Menschen nicht gegeben, die neue Technologien lieben und die Möglichkeiten und Vorteile anstelle von risikoreichen Veränderungen sehen, dann würde TimeLog heute nicht existieren.

Genau deshalb sollten wir diesen ”Innovators” und ”Early adopters“ für ihren Mut, neue Möglichkeiten zu erforschen, danken, damit etwas konservativere Menschen so wie ich auch die Möglichkeiten nutzen können, die es heute auf dem Markt gibt.

Sage niemals nie

Warten wir eine Weile ab... Vielleicht nehme ich mein Wort über das iPad irgendwann wieder zurück. Wäre nicht das erste Mal. Ich hatte eine ähnliche Haltung dem iPhone gegenüber – und nun ist mein iPhone mein bester Freund. Wenn eines Tages ein großer Teil der Menschheit ein iPad besitzt und mir jemand erklärt, wie ein iPad mir im Alltag behilflich sein kann, dann würde möglicherweise sogar mein Interesse geweckt werden – man sollte niemals nie sagen!

Eigentlich kann ich die Argumente für das iPad, die mir meine Kollegen ausgelistet haben, sehr gut nachvollziehen:

”denk doch mal an das iPad als ein perfektes Hilfsmittel in Business-Meetings

Nach dem Einschalten muss es nicht lange hochfahren.
Geprüft.
Perfekter Bildschirm zum herumreichen.
Diskreter und stylisher als ein Laptop.
Hat nicht den gleichen ausschließenden Effekt wie ein Laptop.

...und mit einem iPad können Grafiken und andere Materialien über das TimeLog Project problemlos dargestellt werden“

Okay, ich kann wirklich nachvollziehen, dass ein iPad etwas handlicher als ein großer, schwerer Computer ist – und die Zukunft wird zeigen, ob ich irgendwann auch eine (glückliche) iPad Besitzerin sein werde.

Ein wichtiger Punkt ist allerdings – und ich versuche selbst dieses Prinzip zu berücksichtigen - das Verände

Outlook schließen und effektiver arbeiten

Jakob Mikkelsen — Tue, 15 Nov 2011 00:00:00 GMT

9 Tipps für eine bessere Mail-Disziplin.

Produktivität umfasst viele Dinge. In TimeLog handelt es sich bei Produktivität meistens darum, wie viel in Rechnung gestellt wurde, wie schnell anfallende Probleme gelöst werden und darum, dass administrative Prozesse sicher und einfach bewältigt werden.

Produktivität heißt aber auch, dass Sie Ihren eigenen Alltag unter Kontrolle haben. Eines der zeitraubensten und störendsten Elemente in dänischen Unternehmen sind E-Mails. Vor einigen Jahren war ich selbst so genervt von all den E-Mails, dass ich ein paar Regeln für meine eigene Verwaltung von E-Mails erstellt habe.

Seitdem (und sicher schon einige Zeit davor) wurden Inbox Zero und andere „Verwalten-Sie-Ihre-Mails“-Methoden von Vielen hoch angepriesen.

Ich finde, dass im Vergleich zu Inbox Zero eine sehr viel radikalere Veränderung nötig ist, um einen effektiveren Arbeitstag zu erschaffen. Unter Ihnen sind sicherlich Einige, die absolut nicht meiner Meinung sind - feel free to disagree.

1. Schließen Sie Ihr E-Mail Programm

Müssen Sie sich auf etwas konzentrieren, dass mehr als 5 Minuten Ihrer Aufmerksamkeit benötigt – z.B. Texte schreiben, Rechnungsstellungen, Programmieren, Angebote formulieren - dann schließen Sie Ihr Outlook oder E-Mail Programm. Dies gilt natürlich nur, wenn Sie kein Geschäftsführer, Börsenmakler oder Sicherheitsexperte sind und laufend Mails erhalten, die so wichtig sind, dass sie keine Stunde auf Beantwortung warten können. (allerdings bin ich mir recht sicher, dass Geschäftsführer sich in den meisten Fällen selber einteilen können, wann sie auf E-Mails antworten möchten).

2. Deaktivieren Sie alle ”Neue E-Mail” Meldungen

Der nächste Schritt ist die Deaktivierung von allen Pop-ups, Neue-E-Mail-Geräuschen und Zahlen, die angeben wie viele ungelesene E-Mails sich in Ihrem Posteingang befinden. Denn alle diese kleinen Extra-Funktionen nehmen Ihre Aufmerksamkeit in Anspruch. Sie bestimmen, wann E-Mails gelesen werden und wann nicht.

3. Löschen Sie E-Mails

Sobald Sie Ihre E-Mails lesen – stellen Sie sicher, dass Sie alle Mails löschen, von denen Sie wissen, dass sie nicht mehr gebraucht werden. Dies hilft dabei später wichtige E-Mails leichter wiederzufinden. Alle E-Mails über „Was-gibt-es-heute-in-der-Kantine-zum-Mittag?“, langweilige Newsletter und „Ich-habe-Ihre-E-Mail-erhalten“-Mails sollten Sie sofort nach dem Lesen löschen.

4. Beantworten Sie E-Mails sofort

Versuchen Sie, soweit wie möglich, Ihre E-Mails nicht zu markieren, um sie dann später zu beantworten. Wenn Sie gerade keine Zeit haben E-Mails zu beantworten, dann checken Sie Ihre Mails gar nicht erst. Es gibt natürlich Ausnahmen für diese Regel - aber versuchen Sie so gut wie möglich Ihre E-Mails nicht abzurufen, wenn Sie keine Zeit für die Beantwortung haben.

5. Beginnen Sie den Tag nicht mit dem Abrufen von E-Mails

Beginnen Sie Ihren Arbeitstag damit genau festzulegen, was Sie alles erledigen möchten. Wenn Sie Ihren Tag damit beginnen E-Mails abzurufen, bevor Sie überhaupt Ihre Tasse Kaffee getrunken und sich einige Ziele für den Tag gesetzt haben - dann endet es oft damit, dass Ihre E-Mails die Tagesordnung bestimmen. Die E-Mails fordern Ihre gesamte Aufmerksamkeit – und Sie vergessen möglicherweise die wichtigen Dinge, die im Verlauf des Tages erledigt werden müssen.

6. Newsletter abmelden

Ich mag Newsletter. Und ich habe mich für viele verschiedene Newsletter angemeldet. Ich habe sogar einige von ihnen gelesen. Allerdings gibt es viele, die ich nie gelesen habe. Genau von diesen Newslettern sollten Sie sich so schnell wie möglich wieder abmelden.

7. Antworten Sie kurz und knapp

Kurze E-Mails sind besser als zu Lange.

8. Nutzen Sie ”FYI”, ”Spam” oder ”Zur Orientierung“

Wenn Sie eine E-Mail mit ”Zur Orientierung” beginnen, dann weiß der Empfänger, dass es

Schnelltasten jetzt auch für Google Chrome verfügbar

Sascha Skydsgaard — Thu, 10 Nov 2011 00:00:00 GMT

Die TimeLog Project Schnelltasten (F -Tasten) werden nun auch in Googles Chrome-Browser unterstützt.

Somit unterstützen wir nun Chrome, Firefox und den Internet Explorer. Letzteren ab Version 7. Wir empfehlen, dass Sie Ihren Browser auf die neueste Version aktualisieren, falls dieser eine Aktualisierung nicht von alleine durchführt.

Es gibt folgende Schnelltasten:

F1 – Hilfebereich auf TimeLogs Homepage
F2 – Schnelle Suche in allen Interfaces
F3 – TimeLog CRM (oder ‘Kunden und Kontaktpersonen’)
F4 – TimeLog Help Desk
F5 – Seite aktualisieren
F6 – Projektsuche
F7 – Hauptmenü
F8 – Projektmanagement
F9 – Geschäftsführungsberichte
F10 – Systemverwaltung
F11 – Detaillierter Stundenzettel
F12 – Wochenzettel

Für weitere Informationen lesen Sie bitte dieses Benutzerhandbuch

e-conomic Integration

Christoffer Lanstorp — Thu, 03 Nov 2011 00:00:00 GMT

Sparen Sie Zeit während der Rechnungsstellung und ersparen Sie sich lästige Doppeleingaben, indem Sie die kostenlose Integration von TimeLog Project und dem Buchhaltungsprogramm e-conomic nutzen.

Viele Unternehmen nutzen unterschiedliche, spezialisierte Systeme, um die anfallenden Aufgaben in einem Unternehmen zu verwalten: CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Buchführung.

Die Integration für TimeLog Project und e-conomic verknüpft alle Anforderungen, die besonders für Beratungsfirmen relevant sind, auf einer webbasierten Business-Plattform. Sie müssen nur noch die Kunden, Kontaktpersonen und Rechnungen im TimeLog Project erstellen und verwalten, während die Integration dafür sorgt, dass e-conomic ständig aktualisiert bleibt.

TimeLog Project mit e-conomic zu integrieren bietet Ihnen viele Vorteile:

Kunden werden nur an einer Stelle erstellt und verwaltet – im TimeLog Project.
Rechnungen werden im TimeLog Project erstellt, da sich dort auch die Rechnungsgrundlage befindet.
Rechnungen können leicht und ohne umständliche Zwischenschritte in e-conomic überführt werden.
Integrierte Abstimmungswerkzeuge stellen sicher, dass Rechnungsstellungen rechtzeitig durchgeführt werden.

Kostenlos und einfach einzurichten

Die e-conomic Integration ist für alle TimeLog Business und TimeLog Enterprice Kunden verfügbar, nachdem Ihr TimeLog Project auf Version 5.5 aktualisiert wurde – und die Integration ist im Preis inbegriffen.

Es bedarf keiner technischen Kenntnisse um die Integration einzurichten und es gibt mehrere Nutzerhandbücher, die Ihnen bei der Einrichtung behilflich sein können.

Datenblatt über die e-conomic Integration (bisher nur auf Dänisch)

Mehr über die Integrationen im TimeLog Project lesen

Mehr über die Rechnungsstellung und Finanzen im TimeLog Project lesen

Ressourcenverwaltung im TimeLog Project

Sascha Skydsgaard — Fri, 28 Oct 2011 00:00:00 GMT

Die Ressourcenverwaltung im TimeLog Project wurde deutlich verbessert. Es besteht nun sowohl die Möglichkeit Belastungsberechnungen bei der Ressourcenzuteilung direkt im Projektplan einzusehen als auch Zuteilungen von einer Ressource in eine andere, mithilfe eines übersichtlichen Interface, zu verschieben.

Darüber hinaus wurden kleine Verbesserungen an den Interfaces vorgenommen, welche nun die alltägliche Ressourcenverwaltung erleichtern.

Der untenstehende Link führt zu einer Webinaraufnahme, welche die Möglichkeiten für die Ressourcenverwaltung im TimeLog Project erklärt und alle neuen Funktionen werden ebenfalls in diesem Video dargestellt.

Video: Ressourcenverwaltung im TimeLog Project

Neue Funktion: Umverteilung von Zeit

Søren Lund — Sat, 08 Oct 2011 00:00:00 GMT

Gehören Sie ebenfalls zu den Nutzern, die schon lange auf eine Möglichkeit warten, um die Zeiterfassungen Ihrer Mitarbeiter zu korrigieren?

Version 5.4 verfügt über eine neue Funktion, mit der Sie Zeit zwischen Projekten und innerhalb der Projekte umverteilen können. Wir haben diese Funktion ”Umverteilung von Zeit” genannt und Sie finden die Funktion im Menüpunkt Projektmanagement.

Als Projektleiter müssen Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Projektmitarbeiter Zeit für die richtigen Phasen erfassen, um die Budgetabstimmungen zu erleichtern. Was tun, falls dies nicht der Fall sein sollte? In den früheren Versionen von TimeLog waren Sie gezwungen:

- sich für jeden einzelnen Mitarbeiter einzuloggen und die Zeit zu korrigieren oder
- den Mitarbeiter zu bitten die Zeiterfassung zu korrigieren oder
- einen Nutzer mit Zulassungsrechten aufzutragen die Korrektur vorzunehmen

Mithilfe der Funktion ”Umverteilung von Zeit” können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Zeiterfassungen sowie eine unbegrenzte Anzahl von Mitarbeitern in einem Arbeitsschritt umverteilen. Dies kann beispielsweise geschehen, wenn mehrere Mitarbeiter Zeit für die gleiche Phase erfasst haben, aber es sich um die falsche Phase handelt oder wenn Sie eine Anzahl von Stunden von einem abrechenbaren Projekt in ein internes nicht-abrechenbares Projekt verschieben wollen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit eine Zeiterfassung in 2 Zeiterfassungen zu spalten, falls Sie gerne einen Teil der Erfassungen in eine neue Phase oder in ein neues Projekt verschieben möchten.

So verlinken Sie Dokumente mit dem Internet Explorer 9

Anders Brandstrup — Tue, 06 Sep 2011 00:00:00 GMT

Mithilfe von Dokumentenlinks können Sie aus dem TimeLog Project Dokumente verlinken, die an einem anderen Ort liegen. Die Dokumente können z.B. auf einem Server im Unternehmen, dem Intranet, einer Harddisk – oder aber in einer Dropbox liegen. Die Verknüpfungen können mit Dokumenten aus Projekten und TimeLog CRM erstellt werden, sodass Sie einfachen Zugang zu z.B. Produktbeschreibungen, Budgets, Kaufverträgen, Angeboten etc. erhalten.

Diese Funktion kann nur mit Windows und dem Internet Explorer genutzt werden. Wir empfehlen Ihnen, den Explorer auf die neuste Version Internet Explorer 9 zu aktualisieren, da diese Version in allen Bereichen deutlich verbessert worden ist.

Der Internet Explorer 9 verfügt über eine Reihe von neuen Sicherheitsanforderungen, bezüglich der Verlinkung von Dokumenten, und Sie sollten eventuell Änderungen in sowohl den TimeLog als auch den Internet Explorer Einstellungen vornehmen.

Eine sichere Verbindung zu TimeLog Project

Zuerst sollte der Systemverwalter dafür sorgen, dass TimeLog Project eine sichere Verbindung über das HTTPS- Protokoll nutzt. Dies bedeutet, dass die Daten, die zwischen dem Server und Ihrem Browser übertragen werden, verschlüsselt sind und, dass Sie "https://" vor der Internetadresse nutzen, anstelle von "http://".

In der TimeLog Project Systemverwaltung finden Sie den Menüpunkt Sicherheit und Zugang unter der Gruppe Generell. Ganz oben auf der Seite können die das Kästchen vor Zugang nur über verschlüsselte HTTP-Verbindung zulassen (https) anklicken. Dies funktioniert nur, wenn Sie bereits mit "https:// " eingeloggt sind. Klicken Sie auf den Link im Hilfetext, falls Sie noch nicht über eine sichere Verbindung eingeloggt sein sollten. Klicken Sie nun den Aktualisieren-Knopf und informieren Sie die anderen Nutzer Ihres TimeLog Projects, dass zukünftig über "https://" eingeloggt werden soll.

Machen Sie TimeLog Project zu einer vertrauenswürdigen Site

Nun müssen Sie TimeLog Project zu der Liste von Vertrauenswürdigen Sites im Internet Explorer hinzufügen. Vertrauenswürdige Sites ist eine Liste von Webseiten, denen Sie vertrauen, dass sie Ihrem Computer oder Dokumenten keinen Schaden hinzufügen.

Im Menü auf Extras und dann auf Internetoptionen klicken. Oder klicken Sie ganz rechts im Browserfenster auf das Zahnrad und dann auf Internetoptionen.

Klicken Sie auf Sicherheit in den Interneteinstellungen.
Auf vertrauenswürdige Sites und danach auf den Knopf Sites klicken.

In das neue Fenster geben Sie dann die TimeLog Project Internetadresse ein, z.B. "https://tl.timelog.de", "https://app.timelog.com" oder "https://app.timelog.de". Sie können die Adresse herausfinden, indem Sie auf die Adressenzeile im Internet Explorer schauen.
Auf den Knopf Hinzufügen klicken und TimeLog Project ist in der Liste für vertrauenswürdige Sites gespeichert.
Auf den Knopf Schließen und danach auf den Knopf OK klicken.

Nun können Sie Dokumente und Ordner aus dem TimeLog Project verlinken. Bedenken Sie, dass sobald Sie das Dokument verschieben, Sie die Internetadresse im TimeLog Project aktualisieren müssen.

Neues Webinarprogramm für den Herbst

Sascha Skydsgaard — Wed, 31 Aug 2011 00:00:00 GMT

Das Webinarprogramm für den Herbst ist nun verfügbar und Sie können sich ab sofort dafür anmelden. Alle Themen die in den Webinars behandelt werden, beinhalten die neuen Möglichkeiten mit der Version 5.4.

Wir bieten außerdem ein ganz neues Webinar, über die Ressourcenverwaltung im TimeLog Project, an. In diesem Webinar erklären wir die neuen Workflows der Version 5.4.

Alle sind willkommen an den Webinars teilzunehmen – auch wenn Sie das TimeLog Project im Voraus noch nicht genutzt haben und nur einen Einblick in die Funktionen erhalten möchten.

Jeden ersten Dienstag im Monat halten wir Webinars für alle, die eine Einführung in TimeLog Business und TimeLog Team Edition ,wünschen. Dieses Angebot richtet sich sowohl an Interessierte, die das TimeLog Project noch nicht nutzen als auch an neue Nutzer des TimeLog Projects.

Das erste Einführungswebinar findet Dienstag, den 4. Oktober statt.

Bitte beachten Sie, dass es möglich ist Einführungsvideos und Webinars in unserem Videokanal anzuschauen.

Weitere Informationen über Webinars und Anmeldung

Export der Debitorenliste - Rechnungsstellung

Christoffer Lanstorp — Wed, 31 Aug 2011 00:00:00 GMT

Seit langem bestand eine starke Nachfrage nach dem Export von Debitorenliste – Rechnungsstellung. Diese Funktion ist nun in der TimeLog Project Version 5.4.03 für Sie zugänglich.

Neue Gesichter bei TimeLog

Sascha Skydsgaard — Fri, 22 Jul 2011 00:00:00 GMT

Im Laufe der letzten Monate sind einige neue Mitarbeiter zu TimeLogs Team hinzugestoßen, da das Unternehmen stetig weiter wächst.

Wir freuen uns sehr, dass wir die Bereiche Vertrieb und Services mit fünf neuen und engagierten Mitarbeitern verstärken konnten.

Martin Kjær ist als neuer Verkaufsberater angestellt und übernimmt von nun an die Verantwortung für den Vertrieb im dänischen Markt. Martin arbeitete eine Reihe von Jahren mit dem Vertrieb von u.a. SaaS- und gehosteten Lösungen, mit besonderem Fokus auf IT-Sicherheit für sowohl öffentliche als auch private Kunden in vor allem Skandinavien.

Hampus Persson ist ebenfalls als neuer Verkaufsberater angestellt und ist verantwortlich für den schwedischen Markt. Hampus verfügt über mehrere Jahre Erfahrung im Vertrieb von Software, sowohl im dänischen als auch im schwedischen Markt. Die Anstellung von Hampus ist TimeLogs erster großer Schritt in Richtung des schwedischen Marktes.

Auch Klaus Jespersen Colding ist als Verkaufsberater beschäftigt und arbeitet hauptsächlich mit dänischen Kunden. Klaus studiert Strategy, Organisation and Leadership an der Copenhagen Business School und schreibt an seiner Diplomarbeit über Managementberater im öffentlichen Sektor.

Aileen Rasmussen ist ebenfalls als Verkaufsberaterin tätig und ist verantwortlich für die TimeLog Team Kunden, einschließlich des deutschen Marktes. Aileen hat gerade ihren Bachelor im Bereich Marketing und Deutsch an der Copenhagen Business School abgeschlossen und wir nun ein Masterstudium, innerhalb des gleichen Fachbereichs, beginnen.

Torben Helleskov Jybæk ist als technischer Kundenbetreuer angestellt und ist somit ein Teil des Service Teams in TimeLog. Torben arbeitete zuvor bei Microsoft in Irland im Bereich Business Support und verfügt über wertvolle Erfahrungen mit Buchhaltungssystemen und der Implementierung von neuen Prozessen bei Kunden.